Almacén: Qué es y Cuáles Son sus Funciones

El almacén es un edificio o un sector dentro de una construcción que sirve para depositar grandes cantidades de artículos, productos y mercancías antes de que sean distribuidos o vendidos. En este artículo, te explicaremos todas las funciones y variantes que implica la gestión de este espacio.

Qué es un almacén

Los almacenes son espacios físicos que integran la cadena logística de una operación comercial y se emplean para guardar distintos bienes. Forman parte de la infraestructura de una empresa y son imprescindibles para el funcionamiento de todo tipo de actividades económicas. Tanto las industrias agropecuarias, mineras e industriales, así como el comercio minorista requieren de un almacén para poder gestionar su inventario de productos.

Bodega Vs. Almacén: Cuáles son las diferencias

Las bodegas tienen características similares a los almacenes. Están destinadas a albergar las mercancías y, cuando están bien administradas, ayudan a reducir los costos. Sin embargo, los almacenes forman parte de una cadena de operaciones de mayor complejidad y están en constante comunicación con el departamento de compras o los centros de producción para evitar que se agoten las existencias.

Por otra parte, las bodegas están construidas con materiales más resistentes, ya que se utilizan para guardar productos o bienes durante un tiempo más prolongado. En cambio, en los almacenes la rotación de existencias es constante y mucho más dinámica.

Funciones del almacén

Las tareas en los almacenes comienzan con la recepción de la mercadería y finalizan con el despacho de los pedidos. Además de estas dos funciones en el proceso intermedio, existen otras que te explicaremos a continuación:

• Entrada de la mercancía: El personal del sitio debe comprobar que todo coincida con lo que figura en las guías de entrega. Por lo tanto, dentro de las funciones del almacén se cuentan el control de la calidad y las características de cada lote de productos que se recibe.
• Almacenamiento de la mercancía: Cada producto tiene que ser alojado de acuerdo a sus características físicas.
• Control de inventario: En la actualidad, existen distintos programas de software que permiten un trabajo ágil y preciso. De esta manera, se optimiza la gestión de los productos y se disminuyen los costos de almacenamiento.
• Conservación y mantenimiento en perfectas condiciones de las mercancías: Es necesario disponer de los espacios y las maquinarias adecuadas. Por ejemplo, los depósitos que guardan productos congelados deben contar con equipos que garanticen la cadena de frío.
• Gestión y preparación de pedidos: Aquí se integra la comunicación con los locales de venta o la recepción directa de los pedidos por parte de los clientes con las actividades de logística que comprenden la selección y embalaje de los productos.

Tipos de almacenes

Hay varios tipos de almacén. Conócelos a continuación:

Almacén central

Están situados lo más cerca posible a las plantas de producción y cumplen con la función de abastecer a los almacenes regionales. Suelen recibir grandes volúmenes de mercancías que luego son distribuidas en cargas pequeñas.

Almacén regional

Están ubicados cerca de los sitios donde los productos van a ser consumidos. Su función es distribuir las mercancías en pequeños grupos para que lleguen a los puntos de consumo en no más de un día.

Almacén de tránsito

Se encuentran en algún punto intermedio entre los almacenes regionales y los lugares de consumo. Es un sitio acondicionado para la recepción y envío de productos con rapidez.

Almacén en punto de uso

Están ubicados cerca de los centros de producción. Se utilizan para guardar componentes necesarios para el ensamblaje o fabricación de otros productos.

Cómo planificar y ubicar a los almacenes

La planificación de los almacenes debe contemplar el diseño y la distribución de los espacios, las instalaciones y los medios mecánicos necesarios, y los recursos que se usarán para manipular las mercancías. Si estas tareas están bien hechas, los productos pueden ubicarse con celeridad cuando son requeridos, siempre hay cantidades suficientes para satisfacer a los clientes y todo puede ser enviado rápidamente al lugar de entrega solicitado.

Preguntas frecuentes sobre los almacenes

También es importante que conozcas los siguientes puntos.

¿Qué es un almacén comercial?

Es un espacio integrado en una cadena comercial, cuya función principal es el depósito de productos. En algunos casos, se hacen ventas directas en el lugar, aunque no es lo más frecuente.

¿Qué se hace en un almacén?

Se reciben, controlan, almacenan y se expiden productos, según lo requieran los distintos clientes. Cuando estas tareas se realizan de forma eficiente, se contribuye a la reducción de costos y a una mejor rentabilidad de la operación comercial.

¿Cuáles son los elementos de un almacén?

Los más básicos son las estanterías. Los demás elementos dependen del producto que se almacene. Por ejemplo, un almacén puede contar con grúas para mover artículos pesados o cámaras frigoríficas, si es que se dedica al depósito de alimentos.

Un almacén es un punto clave dentro de una operación comercial y está en contacto permanente tanto con los centros de producción como con los puntos de venta. Una buena gestión permite mejorar la rentabilidad y disminuir los costos de una empresa.

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