Cómo funcionan los softwares de repartos: Las 8 claves que debes saber

El 2020 se generó un cambio en la forma en cómo los consumidores realizan sus compras que dio un vuelco de 360°. Producto de la pandemia, la incertidumbre y las cuarentenas en todo el mundo; los canales digitales canalizaron todas las transacciones de los consumidores, tomando una importancia nunca antes vista.

Por lo mismo, la optimización de los despachos se transformó en una necesidad para enfrentar el alto volumen de entregas, minimizar los tiempos de éstas, poder controlar el orden y flujo de flotas y, por último pero no menos importante, realizar todo este proceso teniendo siempre en consideración que el cliente final esté satisfecho con el servicio que se le entregó.

Es aquí donde entra en juego el software de despacho, el que será sin lugar a dudas, tu aliado clave para poder afrontar este importante reto sin descuidar ninguna de las etapas de la cadena de suministro.

8 claves que debes tener en cuenta para elegir un software de despachos

1. Software logístico automatizado inteligente

Sabemos que las llamadas telefónicas se están quedando en el pasado y hoy los consumidores prefieren otros medios para ser contactados. Lo mismo ocurre cuando están a la espera de un pedido que realizaron, en donde no esperan una llamada, sino que un WhatsApp, un correo electrónico o SMS.

Por otro lado, las actualizaciones en los estados de envío de cada uno de los productos son importantes para mantener informados a los clientes del flujo de su pedido. Es por esta razón que necesitas automatizar este proceso mediante un software logístico que tenga la capacidad de programar toda la información que necesitas comunicar en las diferentes etapas del proceso de entrega.

2. Despacho personalizado según las necesidades del cliente y la operación

Tenemos claro que todas las empresas tienen diferentes metas y KPIs, por lo mismo, necesitan soluciones de despacho que se adapten a sus objetivos comerciales específicos.

Asimismo, los conductores necesitan salir a la calle sin tener que estar pendientes de las diferentes preocupaciones que incluye el despacho de productos en sí, tales como:

• Capacidades de carga y volúmenes específicos de cada vehículo.

• Costos asociados.

• Tiempos de entrega.

• Orden de las visitas.

• Requisitos de entrega avanzada: entrega sin contacto, devoluciones, rechazos y entregas con restricciones regulatorias.

• Tiempos estimados en cada una de las entregas.

3. Planificación y optimización de rutas

Una forma sencilla de poder abarcar un mayor volumen de entregas, es realizar más entregas en una sola ejecución. El encontrar una solución que te entregue la ruta más rápida y, al mismo tiempo, la más corta; es una respuesta que buscan todos aquellos que están inmersos en el mundo de la logística.

La planificación y optimización de rutas tiene en cuenta múltiples variables como la distancia, el tiempo estimado de cada entrega, las etapas de la entrega, entre otras. Además, considera decisiones comerciales personalizadas para calcular la ruta más óptima.

Un buen software de despachos podrá optimizar las rutas e incluso la carga de los vehículos según sus diferentes características. Estas determinaciones te permitirán ahorrar tiempo y garantizarán que tus productos sean cargados en un vehículo óptimo para su traslado.

4. Integraciones en tiempo real

Para que un software de despacho sea eficiente con todos los quehaceres y variables de tu empresa, debe tener la capacidad de integrarse a los diferentes softwares que utilizas diariamente en tu operación.

Desde el inventario hasta los pedidos, la disponibilidad de los conductores, las flotas y las características de los vehículos; son sólo algunos de los múltiples factores que día a día se deben revisar en las bodegas o centros de distribución. Es por esta razón que es importante verificar si un software de despacho es compatible con un software OMS, TMS y otros sistemas operativos.

Una integración exitosa para conectar datos, recursos y operaciones en tiempo real; facilitarán todo el trabajo que realizas dentro de tu operación.

5. Flexibilidad y automatización

Los envíos flexibles permiten a las empresas crear diferentes lógicas y flujos de entrega para cada caso de uso al que se enfrentan. Esto significa que los pedidos se asignan automáticamente a una ubicación de cumplimiento óptima. Es así como se pueden utilizar diferentes proveedores de servicios para entregas locales en diferentes puntos geográficos de ubicación.

Además, para que un software de despacho sea totalmente eficaz debe sincronizarse con una aplicación móvil para conductores que genere una comunicación en tiempo real entre quienes manejan la plataforma (ruteadores) y quienes realizan las entregas (conductores).

6. Visibilidad y comunicación

La visibilidad de cada uno de los conductores y sus respectivas entregas, es parte fundamental para quienes manejan flotas y deben hacer seguimiento constante de las entregas que ya están en ruta.

Por lo mismo, es imprescindible que tu software de despachos cuente con un panel que muestre todas las entregas que están en curso, las que se llevarán a cabo y las que ya fueron realizadas. De esta manera, podrás estar alerta y saber qué pasó cuando un conductor no logre realizar una entrega para posteriormente comunicarte con él y que te entregue la información que necesitas conocer de ese caso en particular.

Centralizar el envío de flotas internas y externas te permitirá manejar mayores volúmenes de entrega.

7. Seguimiento y alertas en tiempo real

Es un hecho irrefutable que hoy los clientes quieren un rastreo GPS para sus entregas porque tienen la necesidad de saber exactamente dónde está su pedido y cuándo lo recibirán.

Un software de despacho inteligente tiene que contener flujos de comunicación en las diferentes etapas de la entrega. De esta manera, puedes automatizar ciertos mensajes que le lleguen al cliente final cuando se desencadena alguna de estas etapas.

Un software que incluye capacidades predictivas además del despacho, puede incluso prevenir o al menos mitigar incidentes críticos. Por ejemplo, alertar a los conductores y clientes cuando se predice un retraso en la entrega o servicio debido a problemas internos o de manejo en las bodegas.

8. Robustez y agilidad

Siempre es importante elegir una plataforma modular con capacidades que puedan expandirse según las necesidades de tu operación.

Las mejores plataformas de softwares de despacho incluirán el despacho como tal, pero además te entregarán otras herramientas para que tu entrega sea rápida y eficiente. Por lo mismo, es importante elegir una solución líder como SimpliRoute que pueda ayudarte, ya sea que tengas una flota de 50 vehículos o 5.000.

Para las empresas que utilizan múltiples modelos de entrega y cumplimiento a escala, administrar sus diferentes flujos desde una única plataforma es la mejor manera de garantizar una óptima utilización de los recursos disponibles.

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