Consejos para tener una buena base de datos de clientes

¿PARA QUÉ TENER UNA BUENA BASE DE DATOS DE CLIENTES?

La información de tus clientes frecuentes es muy valiosa. Ya sea la almacenes en un ERP, en planillas Excel o en sistemas en la nube, la información de sus números de contacto, sus direcciones o los nombres de quienes reciben tus productos son piezas clave al momento de tener proceso logístico eficiente y ordenado. Un error en tu base de datos puede terminar en que visites lugares que no corresponden, que la persona encargada no se encuentre al momento que la visites o que transportes el producto equivocado.

Las grandes empresas pagan consultorías enormes de limpieza de base de datos. ¿Y por qué? Porque en algún minuto decidieron contratar algún software adicional que los apoyase en procesos críticos de la compañía. Ya sean softwares de contabilidad, gestión de bodega, seguimiento de pedidos u optimización de rutas de despacho, un software que se alimenta de la información de tus clientes necesita de una base de datos limpia. Sino, su implementación se hará prácticamente imposible.

 ¿Qué hacer esto cuando no tenemos el presupuesto para costear una consultoría de limpieza de base de datos? Hoy te presentamos algunos consejos sencillos que te ayudarán a tener tu información limpia y ordenada para implementar cualquier software.

Datos de Contacto

¿Qué datos de contacto estás almacenando hoy en tus bases de datos? Cuando se trata de datos de contacto, muchas veces pensamos que cantidad es calidad, pero esto no es cierto necesariamente. Hay ciertos datos clave que te interesa tener de cada empresa. Si hay una persona que siempre recibe tus productos, necesitas su nombre y apellido, su teléfono, su mail e idealmente su cargo dentro de la compañía. Almacena los teléfonos siempre anteponiendo el código de país. Muchos software necesitarán el número completo para poder usarlo (similar a como funciona Whatsapp actualmente).

Si la empresa atiende en determinados horarios, deberías almacenar esos horarios también! Eso te evitará esperas innecesarias de tus repartidores esperando a que su persona de contacto termine su horario de colación.

Los datos de contacto suelen ser rotar rápidamente. Los teléfonos cambian, las personas renuncian a las empresas. Mantener actualizada la información de datos de contacto es vital a la hora de saber con quien hablar en cada empresa. El primero en darse cuenta que algún dato de contacto cambió es tu repartidor, por lo que necesitas implementar algún proceso eficiente en que recojas el feedback de tus repartidores y lo incorpores en tu base de datos. Esto te ahorrará costos y tiempo en futuras entregas.

Direcciones

Lidiar con direcciones y mapas es todo un tema para las empresas. Usualmente confiamos en la habilidad de nuestros conductores y de su conocimiento de la calle, pero ellos no saben la ubicación de todas las direcciones de su ciudad. Es imposible saber el nombre de todas las calles, por lo que proveer a tus repartidores de información exacta y confiable de dónde se encuentran los domicilios es muy importante.

A la hora de usar softwares de apoyo a la logística es necesario manejar el concepto de georeferencia. Georeferencia se refiere al procesode transformar el texto de una dirección (ej: "Av Suecia 0142, Providencia") en un punto en un mapa, generalmente representado por una latitud y una longitud. Google Maps es un gran ejemplo de esto. Cada vez que buscamos una dirección en Google Maps, escribimos un texto, y el sistema pone la dirección en el mapa. Sin embargo, ¿se han fijado que Google Maps muchas veces comete errores? Esto es porque el proceso de georeferenciar direcciones es complejo, e incluso a Google le cuesta hacerlo. Para que este proceso funcione bien, nuestras bases de datos deben estar muy limpias. Algunas líneas a seguir son:

• Almacena la información básica para encontrar la dirección: Debes tener el nombre de la calle, el número de la calle, la comuna, distrito o sector dentro de la ciudad, y el nombre de la ciudad.

• Divide tus direcciones en 2 partes: La dirección misma y la información adicional. Nos referimos a información adicional con todos los datos extra que indican al repartidor que hacer una vez llega a la dirección. Por ejemplo, un número de oficina o el piso dentro del edificio. Es mucho más fácil georeferenciar una dirección que dice "Luis Thayer Ojeda 187, Providencia" que una que dice "Luis Thayer Ojeda 187, Piso 7, Oficina 32, Providencia". Para los sistemas de georeferencia, la información adicional es irrelevante, por lo que conviene mantenerla separada dentro de tu base de datos.

• No abrevies las calles: Para nosotros puede ser muy obvio que "Gral Bustamante" es lo mismo que "General Bustamante", pero para un sistema computacional no lo es. Escribe los nombres completos de cada dirección.

• No uses sinónimos: Tu ciudad puede tener muchas calles con nombres populares que todos conocen, pero no necesariamente el sistema de mapas con el que quieras trabajar lo sabrá. En Santiago, la calle principal es conocida por todos como "Alameda", pero en estricto rigor, su nombre real es "Libertador Bernardo Ohiggins". Pon especial cuidado en calles que cambiaron de nombre hace poco, como "11 de Septiembre" que pasó a llamarse "Nueva Providencia". 

• Evita información del tipo de calle: Esto dependerá de cada ciudad, pero dependiendo del caso muchas veces no es necesario poner información redundante. No es necesario anteponer "N°" antes de especificar la numeración de la calle. Tampoco anteponer palabras como "Avenida", "Av.", "Calle" o "Pasaje", ya que muchas veces los sistemas de mapas no manejan esa información.

• Evita referencias: Para la mayoría de las direcciones basta con ingresar su calle, numeración, comuna y ciudad. Cualquier referencia adicional puede generar que las direcciones queden en lugares equivocados, como "Esquina Manuel Montt con Providencia" o "Cerca del supermercado amarillo". Toda esa información que es muy valiosa para tu conductor pero no lo es para tu sistema de logística, mantenla separada en tu base de datos en alguna columna adicional de "Referencias o Notas".

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