Despacho Aduanero: Qué Debes Saber

Si tu empresa importa o exporta, sabes que el despacho aduanero no es un trámite menor. Se trata de un proceso clave en el comercio internacional: la aduana es la puerta de entrada y salida de tus mercancías, y un error allí puede costarte tiempo, dinero e incluso la pérdida de clientes.

Hoy en día, la logística global exige precisión. Según datos recientes de la Subsecretaría de Relaciones Económicas Internacionales, en el período comprendido de enero a junio 2025, el valor de las exportaciones chilenas alcanzó los US$ 52.817 millones, lo que demuestra la magnitud del flujo comercial que depende de procesos aduaneros eficientes.

Ideas principales

• El despacho aduanero es el conjunto de trámites y controles que permiten la entrada o salida legal de mercancías en un país.

• Las fases clave incluyen: preparación de documentación, presentación del pedimento, inspección, pago de aranceles e impuestos, y liberación de la mercancía.

• Los actores principales son: importador, exportador, agente aduanero y transportista, cada uno con responsabilidades críticas en la operación.

• Los errores más comunes (documentación incompleta, clasificación arancelaria incorrecta, Incoterms mal aplicados, falta de permisos, subestimación de tiempos) generan problemas de costos, multas y retrasos.

• Con buenas prácticas y tecnología, el despacho aduanero deja de ser un cuello de botella y se convierte en un activo estratégico para la logística empresarial. SimpliRoute optimiza rutas, da visibilidad en tiempo real y reduce costos de transporte.

En este artículo encontrarás lo que debes saber sobre el despacho aduanero: desde su definición y fases principales, hasta los errores más comunes y cómo evitarlos con ayuda de la tecnología.

¿Qué es el despacho aduanero?

El despacho aduanero es el conjunto de trámites y controles necesarios para que una mercancía pueda entrar o salir legalmente de un país.

Es un procedimiento que involucra tanto a las autoridades aduaneras como a los actores privados (exportadores, importadores, agentes aduanales y transportistas).

En la práctica, consiste en presentar ante la aduana la documentación requerida (facturas comerciales, lista de empaque, certificados de origen, pedimentos) y someter la carga a posibles inspecciones físicas o documentales.

Una vez cumplidos los requisitos y pagados los aranceles o impuestos correspondientes, la mercancía puede ser liberada para continuar su ruta logística.

Importancia del despacho aduanero

Para una empresa que participa en comercio internacional, el despacho aduanero asegura:

• Cumplimiento legal y fiscal con las normativas del país de origen y destino.

• Reducción de riesgos de multas, decomisos o sanciones.

• Continuidad logística, evitando paradas innecesarias en puertos, aeropuertos o pasos fronterizos.

Un buen ejemplo es el de una empresa que importa componentes electrónicos desde Asia. Sin un agente aduanal experimentado y un correcto uso de códigos arancelarios, podría pagar más impuestos de los que corresponde o enfrentar retrasos en la entrega de su carga.

En otras palabras, el despacho aduanero no solo es un trámite obligatorio: es un eslabón estratégico en la cadena de suministro global.

Fases principales del proceso aduanero

El despacho aduanero no es un único trámite, sino una cadena de pasos que aseguran que los envíos cumplen con la normativa antes de la entrada o salida de mercancías en un país.

Conocer estas fases te ayuda a planificar tiempos, evitar costos ocultos y reducir riesgos de sanciones.

1. Preparación de la documentación

La base de todo despacho aduanero es contar con los documentos correctos y en orden. Entre los más comunes están:

• Factura comercial, que detalla el valor de la mercancía.

• Lista de empaque, con información precisa de cantidades, peso y medidas.

• Certificado de origen, clave para aplicar tratados de libre comercio y reducciones arancelarias.

• Documentos de transporte, como el conocimiento de embarque (B/L) o guía aérea.

• Declaración de aduana o pedimento, donde se especifica la clasificación arancelaria.

2. Presentación y revisión del pedimento

Una vez reunida la documentación, el importador o exportador (generalmente a través de su agente aduanal) presenta la declaración de mercancías a la autoridad aduanera.

Aquí se verifican puntos críticos:

• Clasificación arancelaria: determina los impuestos y restricciones.

• Valor en aduana: se comprueba que corresponda con el declarado.

• Normas sanitarias, fitosanitarias o técnicas: especialmente en alimentos, medicamentos o químicos.

Ejemplo: Una empresa que importa maquinaria pesada de Alemania debe asegurarse de declarar correctamente el código HS correspondiente.

3. Inspección y control aduanero

Dependiendo del sistema de riesgo de cada país, la mercancía puede pasar por:

• Canal verde: despacho automático sin revisión física.

• Canal rojo: inspección física y documental detallada.

• Canal naranja/amarillo: verificación documental sin inspección física.

4. Pago de aranceles e impuestos

Antes de la liberación, se deben pagar los tributos correspondientes:

• Derechos de importación.

• IVA u otros impuestos internos.

• Tasas por servicios aduaneros.

Aquí los errores en la base imponible o en la clasificación pueden generar pagos indebidos o sanciones.

5. Liberación y entrega de la mercancía

Tras verificar la documentación y el pago de tributos, la aduana libera la carga para su traslado al destino acordado. Este paso marca el cierre del proceso, pero no significa el fin de la trazabilidad: cada empresa debe tener controles internos para asegurar que lo declarado coincide con lo recibido o enviado.

Para profundizar en cada etapa de la logística aduanera y los desafíos asociados, consulta el artículo Logística Aduanera: Qué Debes Tener en Cuenta de nuestro blog.

Actores clave en el proceso aduanero

El despacho aduanero no es un proceso que se realiza en solitario. Involucra a distintos actores, cada uno con responsabilidades específicas que garantizan que la operación cumpla con los requisitos legales y logísticos. Conocerlos te permite coordinar mejor los tiempos y reducir errores.

1. Importador

El importador es la persona física o jurídica que adquiere mercancías del extranjero para introducirlas en su país.

• Es responsable de presentar la declaración aduanera (directamente o a través de un agente de aduanas).

• Debe pagar aranceles, impuestos y tasas.

• Se asegura de que la mercancía cumpla con las normas de seguridad, sanitarias o técnicas vigentes.

Por ejemplo, una pyme que importa insumos químicos para su planta de producción debe garantizar que cuenta con los permisos sanitarios correspondientes. De no hacerlo, la aduana puede retener la carga y aplicar sanciones.

2. Exportador

El exportador es la empresa o persona que envía productos a otro país.

• Tiene que emitir la documentación (factura comercial, lista de empaque, certificados de origen).

• Es responsable de cumplir con la normativa de exportación de su país.

• Debe respetar los términos pactados en los Incoterms (por ejemplo, si cubre transporte y seguros o solo hasta la salida del puerto).

Piensa en una empresa de agroexportación en Chile que envía uvas a Europa debe cumplir con normativas fitosanitarias tanto en origen como en destino, asegurándose de que los certificados acompañen la carga.

3. Agente aduanero

El agente aduanero (o agente de aduanas) es un profesional autorizado por la autoridad aduanera para representar a importadores y exportadores. Su papel es clave, ya que:

• Clasifica la mercancía en el arancel de aduanas (HS Code).

• Presenta el pedimento y gestiona la interacción con la aduana.

• Asesora sobre regulaciones, restricciones o beneficios arancelarios aplicables.

• Minimiza riesgos de multas o retrasos derivados de errores en la documentación.

Por ejemplo, en México, donde la clasificación arancelaria es especialmente estricta, el agente aduanero es casi indispensable: un error en el código HS puede duplicar los aranceles a pagar.

4. Transportista

El transportista se encarga del traslado físico de la mercancía, ya sea por vía marítima, aérea o terrestre.

• Debe entregar la documentación de transporte (conocimiento de embarque, guía aérea, carta de porte).

• Es responsable de la integridad de la carga durante el traslado.

• Coordina con la aduana para la entrada y salida de vehículos en recintos fiscales.

Otro ejemplo, un transportista que lleva un contenedor desde el puerto de Valparaíso hasta un almacén en Santiago necesita coordinar con el importador y el agente aduanero para que la liberación del contenedor no se retrase, evitando sobrecostos de almacenaje (“demoras”).

Con SimpliRoute, los transportistas pueden optimizar rutas desde la aduana hasta el destino, tener trazabilidad en tiempo real y reducir costos por demoras. Esto convierte la logística post-aduanera en un proceso ágil, transparente y eficiente.

Errores frecuentes y sus consecuencias

El despacho aduanero es un punto crítico donde los errores se pagan caros. Estos problemas suelen originarse en fallas documentales, malas prácticas o desconocimiento normativo, y pueden afectar tanto los costos como los tiempos logísticos. A continuación, repasamos los fallos más comunes que cometen empresas y agentes, y cómo impactan en la operación.

1. Documentación incompleta o incorrecta

El error más habitual es no contar con la documentación en regla: facturas con valores erróneos, certificados de origen ausentes o listas de empaque imprecisas. Esto genera retrasos en la liberación de la mercancía, multas y costos adicionales por almacenaje.

Conoce más sobre documentos logísticos leyendo este artículo sobre el AWB.

2. Clasificación arancelaria incorrecta

Usar el código HS equivocado es un error crítico. Afecta directamente los aranceles e impuestos a pagar, generando sanciones, pagos indebidos y hasta incautación de mercancía.

3. Incoterms mal aplicados

El desconocimiento o la mala aplicación de los Incoterms genera disputas sobre quién asume costos, riesgos o seguros. Por ejemplo, usar FOB en lugar de CIF sin acordar bien el seguro puede dejarte desprotegido en caso de daños durante el transporte marítimo.

4. Falta de control de regulaciones no arancelarias

Además de aranceles, muchos productos están sujetos a permisos adicionales: sanitarios, fitosanitarios, de seguridad o medioambientales. Sin estos permisos, la carga puede ser retenida o incluso prohibir su ingreso al país.

5. Subestimación de tiempos logísticos

Muchas empresas asumen que el despacho es un trámite rápido, cuando en la práctica las inspecciones o validaciones pueden alargar el proceso, generando retrasos en las entregas finales.

Cómo mejorar el despacho aduanero

Optimizar el despacho de aduanas no significa únicamente evitar errores: se trata de transformar un proceso complejo en una ventaja competitiva. Las empresas que entienden esto logran ahorrar costos, reducir tiempos y ofrecer mayor confianza a sus clientes.

1. Implementar controles documentales estrictos

Antes de que la carga llegue a la aduana, es clave realizar checklists documentales internos: facturas, certificados, permisos y clasificaciones arancelarias. Un simple error en la lista de empaque puede costar días de retraso y miles de euros en almacenaje.

2. Capacitación y asesoría especializada

El marco legal del comercio exterior cambia con frecuencia. Por eso, formar al personal en Incoterms, regulaciones y clasificación arancelaria evita errores costosos. Contar con un agente aduanero confiable también marca la diferencia.

3. Uso de tecnología para clasificación y trazabilidad

La digitalización es ya un estándar en aduanas modernas:

• Modelos de machine learning permiten clasificar productos con mayor precisión.

• Plataformas de trazabilidad aseguran que exportadores e importadores sepan en todo momento dónde está la mercancía y en qué etapa del despacho se encuentra.

4. Integración logística post-aduanera

El despacho aduanero no termina con la liberación. La mercancía aún debe ser transportada hasta bodegas, centros de distribución o clientes finales. Aquí es donde la logística puede quebrar la eficiencia lograda en aduanas.

Con SimpliRoute, tu empresa puede:

• Planificar rutas optimizadas desde el puerto o aeropuerto hasta el destino final.

• Tener trazabilidad en tiempo real, conectando la liberación aduanera con la última milla.

• Reducir costos de transporte al evitar rutas ineficientes y tiempos muertos.

• Mantener informados a los clientes sobre tiempos estimados de entrega después del despacho.

SimpliRoute convierte la etapa post-aduanera en un flujo logístico transparente, asegurando que la mercancía llegue al destino correcto en el menor tiempo posible.

5. Auditorías internas y mejora continua

Realizar auditorías internas periódicas sobre el proceso de despacho ayuda a detectar patrones de errores recurrentes. Documentar cada incidencia y aplicar mejoras continuas permite construir una cadena logística más resiliente.

La combinación de controles documentales, capacitación, digitalización y trazabilidad tecnológica es la fórmula para convertir el despacho aduanero de un trámite costoso en un activo estratégico para tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre el despacho aduanero

¿Cuánto tiempo tarda la aduana en liberar un paquete?

Depende del país, el tipo de mercancía y si pasa por inspección. Puede ir de 24 horas a varios días. Con documentación en regla y procesos digitalizados, el tiempo se reduce significativamente.

¿Es obligatorio contar con un agente aduanero?

En la mayoría de los países, sí. El agente aduanero es quien está autorizado para presentar declaraciones y gestionar trámites frente a la aduana en nombre del importador o exportador.

¿Qué documentos son indispensables para el despacho aduanero?

Generalmente se requieren: factura comercial, lista de empaque, certificado de origen, documentos de transporte y declaración aduanera. En algunos casos también permisos sanitarios o fitosanitarios.

¿Qué pasa si me equivoco en la clasificación arancelaria (HS Code)?

Un error en la clasificación puede generar multas, pagos indebidos o retención de mercancías. Por eso se recomienda asesoría especializada y el uso de herramientas tecnológicas para reducir errores.