Entender por qué fallan mis pedidos

Entender por qué fallan mis pedidos

Parte importante de poder mantener una operación logística sana en una empresa, no significa tener un 100% de los envíos realizados de manera correcta. Esta es una mala práctica y evita abordar el tema con una mirada realista de lo que realmente sucede en nuestra operación. Lo que es fundamental es poder saber y anticipar cuáles van a ser los problemas que van a surgir en nuestra entrega, para así poder tener un plan de contingencia preestablecido con el que podamos confiar una reacción oportuna a nuestros operarios.

Es por esta razón que decidimos hacer una lista de los errores más comunes que nosotros vemos se repiten más, al momento de gestionar envíos de todo tipo, forma, colores y lugares de destino como los que se puedan imaginar. Con esto queremos que puedas estar preparado para enfrentar y así generar planes de acción que puedan mejorar e incluso ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Dirección de destino con error

Indudablemente los mejores operadores logísticos pueden tener una operación bien aceitada y que funcione a la perfección dentro de la empresa, pero todo ese trabajo puede verse empañado si la dirección de envío es incorrecta. Es el equivalente a tener un equipo de fútbol muy bien entrenado, con todos los jugadores comprometidos y entablando una comunicación rápida y eficaz, todo esto para que nuestro delantero no sepa encontrar el arco contrario.

Más allá de una pequeña falla, esto genera desconfianza en el sistema completo, específicamente en el equipo de operación, que trabajó arduamente para pasar la encomienda a tiempo y bien ordenada entre todos los otros pedidos. Es por esto que existen algunas consideraciones a tener en el proceso de toma de pedido que nos pueden ayudar a evitar estos problemas.

El problema puede radicar principalmente en dos partes: Error de escritura al momento de ingresar la dirección por parte del cliente o error de consideración logística sobre la ubicación única de una dirección. Para poder remediar la primera, se sugiere añadir campos de información adicional como calles cercanas de referencia o utilizar (siempre que se pueda), el número de código postal que nos brindará una mejor aproximación a la dirección exacta. Para el segundo caso, un campo de especificación exacta de la comuna/ distrito y ciudad son bienvenidos para evitar duplicidad de direcciones en un mismo país. Sea cual sea el caso, requerir el teléfono de contacto del cliente final para corroborar la información siempre es bienvenido, ya que por el contrario de lo que se cree, éste va a tomar como una muestra de cuidado y servicio personalizado una llamada telefónica. Este tipo de llamadas es bueno tenerlas estandarizadas con un libreto para así minimizar el espacio de interpretación errónea de la llamada.

Lugar sin que alguien reciba la encomienda

Otro de los casos más habituales de error en la entrega de última milla es justamente la inhabilidad de poder entregar físicamente la entrega a alguien. Este problema es más habitual de lo que se cree y puede ser abordado introduciendo una serie de preguntas en el cuestionario de envío a un lado de la dirección. Nuevamente un número de contacto en caso de no poder encontrar a alguien en el lugar o una casilla de texto libre que indique “¿Qué hacer en caso de no haber nadie que pueda recibir la encomienda?”, puede evitar un envío sin concretar. Esto nos puede asegurar un plan claro de acción frente a una eventualidad y queda registro del procedimiento entendido por el cliente.

Estas son sólo algunas de las causas más comunes al momento de analizar los envíos fallidos en última milla. Sin embargo, una buena comunicación con el cliente final y mantener un orden claro frente a los diferentes escenarios propuestos, puede ahorrar tiempo y generar confianza de cara a un problema que va a suceder. La diferencia está en cómo lo podemos abordar y solucionar.