Inventario Perpetuo: Qué Es y Características

Ya sean tiendas minoristas, tiendas online o mayoristas, el inventario es siempre una necesidad. Los productos entran y salen del almacén por lo que es necesario realizar un seguimiento. El inventario perpetuo es una alternativa, y aquí te explicamos lo que es.

La gestión del inventario es una parte importante de cualquier empresa. 

Le permite hacer un seguimiento de lo que tiene disponible y de lo que necesita reponer o reemplazar.

Los sistemas de inventario perpetuo permiten a las empresas hacer un seguimiento de su inventario sin tener que hacer un recuento físico cada vez que se compra o se vende algo. 

Conozcamos más en detalle qué es el inventario perpetuo.

Qué es el inventario perpetuo y cuáles son sus características

El inventario perpetuo es un sistema de seguimiento del inventario en el que las empresas actualizan constantemente sus registros para reflejar el estado actual de sus existencias. 

Esto contrasta con el inventario periódico, en el que las empresas sólo hacen un recuento físico de sus existencias a intervalos determinados. 

Dado que el inventario permanente proporciona una imagen más precisa de los niveles de inventario, este es el método preferido por muchas empresas. 

Hay varias características que hacen del inventario permanente un sistema eficaz. 

En primer lugar, ayuda a las empresas a evitar la falta de existencias al proporcionar información actualizada sobre los niveles de inventario. 

Además, el inventario permanente también puede ayudar a las empresas a mejorar sus niveles de servicio al cliente al garantizar que los productos estén siempre disponibles cuando se necesiten.

Cómo utilizar el inventario perpetuo en una empresa

Este tipo de inventario suele ser utilizado por las empresas que tienen un gran número de pequeñas transacciones, como las tiendas minoristas. 

En un sistema de inventario permanente, cada vez que se vende un artículo, los registros de inventario se actualizan para reflejar la nueva cantidad disponible. 

Del mismo modo, cuando se reciben nuevos artículos, los registros de inventario se actualizan para reflejar las nuevas cantidades. 

Al hacer un seguimiento constante del nivel de inventario, las empresas pueden evitar la necesidad de realizar recuentos físicos, que pueden llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. 

Además, el inventario permanente puede ayudar a las empresas a identificar las tendencias en las ventas y los patrones de compra. 

Comparación entre el inventario perpetuo y el inventario periódico

Existen dos tipos principales de sistemas de inventario utilizados por las empresas: los perpetuos y los periódicos.

Los sistemas de inventario perpetuos proporcionan a las empresas información en tiempo real sobre sus niveles de inventario. 

Este tipo de sistema es adecuado para las empresas que necesitan mantener un alto nivel de precisión, como las que venden productos perecederos o las que venden artículos caros. 

Un sistema de inventario permanente es más preciso, porque tiene en cuenta la venta de bienes a medida que se realizan y las entradas de almacén en el momento que se realizan.

Esto evita que la empresa cometa errores en la cantidad de existencias que tiene a mano.

En cuanto a los sistemas de inventario periódicos, estos proporcionan a las empresas información menos detallada sobre sus niveles de inventario. 

Un sistema de inventario periódico puede ser menos preciso, ya que puede tardar más tiempo en contabilizar las ventas. 

Esto puede dar lugar a una imagen inexacta de las existencias de la empresa, y puede hacer que la empresa crea erróneamente que tiene productos en almacén que en realidad ya se han vendido.

En cuanto a los costos, los sistemas de inventario perpetuo por lo general se apoyan en software y tecnología que puede ser más costosa de implementar.

Mientras que los inventarios periódicos son menos costosos y se pueden implementar con sistemas básicos de contabilidad.

Con el sistema de inventario permanente, no es necesario un tiempo de espera para realizar un inventario. 

Durante el inventario periódico, sin embargo, todas las operaciones deben detenerse para realizar el inventario.

Independientemente del tipo de sistema de inventario utilizado, ambos tipos tienen sus ventajas y desventajas.

Ventajas de utilizar el inventario perpetuo

El inventario perpetuo permite a las empresas disponer de información actualizada sobre sus niveles de inventario, lo que puede ser muy útil para gestionar las existencias y evitar una rotura de stock. 

El inventario perpetuo también puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero al reducir la necesidad de realizar recuentos físicos de inventario, que pueden ser largos y costosos.

Además, el inventario perpetuo puede ayudar a las empresas a mejorar sus niveles de servicio al cliente al garantizar que los productos estén siempre disponibles cuando los clientes los necesiten.

En general, el inventario perpetuo ofrece una serie de ventajas sobre otros métodos de gestión de inventarios, lo que lo convierte en una herramienta útil para muchas empresas.

Desventajas de usar el inventario perpetuo

Aunque el inventario permanente ofrece muchas ventajas, también tiene algunas desventajas. 

En primer lugar, el sistema puede ser complejo y lento de configurar en una empresa.

Además, puede ser necesaria una mayor inversión, tanto en equipos como en software para apoyar el sistema.

Por último, para utilizar el sistema será necesario capacitar al personal, para garantizar que sigan los procedimientos correctos.

Por estas razones, muchas empresas optan por utilizar otros métodos de gestión de inventarios, como el inventario periódico. 

Aunque cada método tiene sus propias ventajas y desventajas, las empresas deben sopesar cuidadosamente todos los factores antes de decidir qué sistema es el adecuado para ellas.

Cuándo utilizar el inventario perpetuo

Cuando se trata de inventarios, las empresas tienen dos opciones principales: el perpetuo y el periódico. 

Entonces, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para tu empresa? 

La respuesta depende de varios factores, como el tamaño de tu inventario y la frecuencia de tus ventas.

El inventario perpetuo es el más adecuado para las empresas con grandes inventarios que venden artículos con regularidad. 

Este sistema permite a las empresas hacer un seguimiento de sus niveles de inventario en tiempo real, lo que facilita el control de los niveles de existencias y evita que se agoten los artículos. 

El inventario periódico, por el contrario, es más adecuado para las empresas con inventarios más pequeños que venden artículos con menos frecuencia. 

Este sistema requiere que las empresas hagan un balance de sus niveles de inventario a intervalos determinados, como una vez al mes o una vez al trimestre. Aunque este sistema puede llevar más tiempo que el inventario permanente, puede ser más sencillo y menos costoso para las empresas con menos artículos de inventario. 

En última instancia, la decisión de qué sistema utilizar depende de las necesidades específicas de tu empresa.

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