Order Management: Cómo Implementarlo en tu Proceso de Logística

Si algo ha cambiado en los últimos años, es cómo los clientes viven la experiencia de compra. Ahora se necesita más que entregar los productos, el cliente espera puntualidad, visibilidad y claridad en la comunicación. Por eso, la gestión de pedidos u order management se ha convertido en una parte importante en el proceso de logística.

De hecho, se estima que el mercado global de order management crecerá a un ritmo de casi 19 % anual entre 2025 y 2030, impulsado por la necesidad de automatizar y digitalizar los procesos logísticos.

¿Y qué significa eso? Que quienes aún gestionan pedidos de forma manual irán quedando rezagados frente a operaciones más ágiles y conectadas.

¿Qué es Order Management y por qué es importante en logística?

La gestión de pedidos es el sistema o conjunto de procesos que administra el ciclo completo de un pedido: desde que se realiza la compra (sea por web, app o marketplace), pasando por la verificación de stock, el envío, hasta que el cliente recibe y (eventualmente) devuelve o interactúa en posventa, demandando la integración de inventario, transporte, atención al cliente y facturación en un flujo digital y transparente.

Un enfoque manual o disperso (con varios canales de venta sin sincronizar, inventarios separados, envíos no optimizados) genera fricción, errores, costes y clientes insatisfechos. 

En cambio, un verdadero order management system (OMS) proporciona:

• Visibilidad de inventario en tiempo real.

• Automatización y coordinación entre canales de venta, almacén y transporte.

• Datos sobre cumplimiento, devoluciones, tiempos de envío.

• Integración con herramientas de ruteo, seguimiento y atención al cliente.

Por ejemplo, una empresa de retail que vende por tienda física, web y marketplace necesita una plataforma que coordine todos esos canales para evitar que un cliente compre algo que ya no está en stock, o que se envíe desde un almacén con rutas ineficientes.

Etapas del proceso de Order Management

Desglosar el proceso en sus fases ayuda a comprender dónde actuar, qué medir y cómo puedes integrar otras herramientas.

Recepción del pedido

Cuando un cliente hace una compra, ese pedido entra al sistema. Pero no basta con “registrarlo”: hay que capturar canal de venta, datos del cliente, condiciones de entrega, stock disponible. 

Si esto se hace manual o en múltiples sistemas, el desorden será casi inevitable.

Validación y control de inventario

Una vez recibido el pedido, el sistema debe verificar que el producto esté disponible, en qué almacén y si se puede cumplir la promesa de entrega.

Es clave que el inventario esté sincronizado: entre tienda, web, almacén externo. Si esta validación falla, aparecen errores de envío, cancelaciones o devoluciones costosas.

Y en esa fase, al conectar con ruteo y con seguimiento, se abre la puerta a decidir desde qué almacén se despacha, qué medio de transporte se usará, etc.

Preparación y picking

Con los pedidos validados, entra en juego el picking: reunir los productos del almacén, preparar el envío. Un buen sistema puede generar “picking lists”, priorizar por rutas internas, agrupar pedidos que van a zonas similares.

Aquí, la eficiencia interna empieza a traducirse en velocidad de entrega. Y si el ruteo ya está conectado, puedes planificar qué pedidos se agrupan, qué vehículo los recogerá, qué zonas cubrirá.

Envío y distribución

Este es el momento en que entra la última milla, la entrega hacia el cliente. Y aquí es donde herramientas como SimpliRoute dan valor: integrando el OMS con el software de rutas, se puede optimizar qué vehículo va a qué cliente, en qué orden, siguiendo las restricciones de zona, tráfico, ventanas de entrega. 

La gestión de pedidos deja de ser un proceso interno y se convierte en un flujo conectado de pedido-ruta-cliente.

Seguimiento y postventa

Finalmente, importa que el cliente tenga visibilidad (tracking), que el equipo logístico monitoree el cumplimiento, que se midan devoluciones o incidencias. 

Las métricas clave para esta gestión, como la tasa de cumplimiento de pedidos, el porcentaje de devoluciones y el nivel de satisfacción del cliente, no solo sirven para evaluar resultados, sino también para mejorar de forma continua.

Beneficios de implementar un sistema de Order Management eficiente

Para un gerente o director de logística, no todo es teoría: estos sistemas generan beneficios concretos.

Reducción de errores humanos

Cuando el flujo está automatizado, sincronizado y conectado, se reducen errores de duplicidad, envíos a direcciones equivocadas, productos sin stock y que por lo tanto no se pueden despachar, entre otros. 

Menos errores implican menos costos, menos tiempo de gestión de incidencias y menos clientes insatisfechos.

Mayor satisfacción del cliente

El cliente de hoy quiere visibilidad, seguimiento, cumplimiento de la promesa. Si recibe el pedido a tiempo, sin sorpresas, con comunicación clara, la experiencia mejora. Y esa buena experiencia vuelve en lealtad, en menor costo por adquisición.

Optimización del inventario y las rutas de entrega

Cuando el OMS se integra con ruteo, la eficiencia crece: se despacha desde el almacén óptimo, se agrupan entregas, se reducen kilómetros recorridos, combustible y tiempo. 

Para la operación de última milla, esto se traduce directamente en ahorro y servicio.

Escalabilidad y automatización

Para empresas que quieren crecer, nuevos canales, nuevos territorios, mayor volumen, un sistema manual no funciona a largo plazo. 

Un OMS permite crecer sin multiplicar el esfuerzo, estandarizando procesos, integrando datos y optimizando rutas automáticamente.

Cómo implementar un sistema de Order Management paso a paso

1. Analiza tu flujo de pedidos actual.
   Mapea todos los canales (web, móvil, tienda física), identifica dónde se generan los cuellos de botella (por ejemplo, pedidos duplicados, altas incidencias, tiempos largos de picking). Esta fase de diagnóstico es esencial.

2. Define qué datos necesitas centralizar.
   ¿Inventario actualizado en tiempo real? ¿Estado del pedido visible al cliente y al equipo logístico? ¿Transformación de devoluciones? Define qué información será clave y cómo se recogerá.

3. Selecciona una herramienta modular y adaptable.
   Asegúrate de que el sistema de OMS que elijas se pueda integrar con otros módulos: almacén, transporte, rutas, atención al cliente.

4. Implementa por fases y capacita al equipo.
   Cambios tecnológicos siempre requieren que el equipo entienda el porqué, el cómo y cuándo. Capacita al personal de almacén, transporte y atención al cliente. Arranca con un piloto (un canal, una zona geográfica) para luego desplegar a toda la operación.

5. Monitorea, ajusta y mejora.
   No es solo instalar el sistema y listo. Define métricas clave: tiempo de despacho, tasa de cumplimiento de pedidos, porcentaje de devoluciones, satisfacción del cliente. Haz reuniones periódicas para revisar resultados y optimizar.

Según el informe State of Logistics 2025, cerca del 80 % de las empresas afirman enfrentar desafíos logísticos significativos.

Este dato no solo confirma que la complejidad logística sigue en aumento, sino que también subraya la importancia de adoptar soluciones tecnológicas capaces de anticipar problemas y optimizar la operación en tiempo real.

En ese camino, SimpliRoute se ha posicionado como un aliado estratégico para empresas de todos los tamaños.

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