Sistema TMS: Cómo Implementarlo en tu Empresa

Muchas empresas en todo el mundo están utilizando esta tecnología para agilizar sus operaciones, reducir gastos y aumentar beneficios. Incluso las pequeñas empresas han empezado a aprovechar el poder de los sistemas TMS. En este artículo veremos cómo implementar con éxito un Sistema TMS en tu empresa.

Cada vez es más importante el transporte en las empresas.

Ya sea para despachar materia prima a los fabricantes o productos a sus clientes y distribuidores, sin  duda alguna la logística de transporte es una pieza muy importante para el éxito de cualquier negocio.

Sin embargo, manejar esta logística puede ser un desafío, especialmente a medida que una empresa crece y se expande. Ahí es donde entra un Sistema TMS.

Qué es un sistema TMS

Antes de profundizar en cómo implementar un Sistema de Gestión de Transporte (TMS, por sus siglas en inglés), necesitamos comprender qué es y qué puede hacer por tu empresa. 

Un sistema TMS es una solución de software diseñada para simplificar el proceso de gestión de transporte. 

Puede ayudarte a planificar y ejecutar entregas eficientemente, optimizando rutas, tiempos y costos, además de proporcionar una visibilidad total sobre toda tu cadena de suministro.

<<Descarga Gratis nuestra Calculadora de Gastos de Flota >>

¿Por qué necesitas un sistema TMS?

La respuesta es simple: para ser más eficiente y competitivo.

En el entorno empresarial actual, dominado por el comercio electrónico y la entrega inmediata, es vital poder coordinar tus operaciones de transporte de manera efectiva. 

Un sistema TMS te permite hacer exactamente eso, dándote una ventaja competitiva.

Ahora que comprendes la importancia de un sistema TMS, vamos a detallar cómo puedes implementarlo en tu empresa.

¿Qué tipo de empresas utilizan un sistema TMS?

Un sistema TMS puede ser utilizado por una amplia gama de empresas en diversos sectores. 

Sin embargo, son especialmente útiles para empresas que dependen en gran medida de la logística y el transporte, como las empresas de comercio electrónico, fabricantes, distribuidores, empresas de logística, y minoristas. 

Estos sistemas también son valiosos para las empresas de transporte y envío, que necesitan gestionar una flota de vehículos y coordinar entregas y recogidas eficientes. 

En resumen, cualquier empresa que tenga necesidad de gestionar el transporte puede beneficiarse de la implementación de un sistema TMS.

Beneficios de utilizar un sistema TMS

Optimización de la gestión de transporte

Este es uno de los principales beneficios, ya que el sistema permite planificar y coordinar de manera eficiente los envíos, teniendo en cuenta factores como la capacidad de los vehículos, las rutas más eficientes, los tiempos de entrega y las restricciones legales.

Esto ayuda a reducir los errores y los tiempos muertos, maximizando la capacidad de carga y minimizando los costos de transporte.

Reducción de costos operativos

Al optimizar las rutas y los tiempos de entrega, se minimiza el consumo de combustible y se evitan los costos adicionales asociados con retrasos y errores en la planificación. 

Además, un sistema TMS permite identificar oportunidades de consolidación de carga.

Mejora en la eficiencia y productividad

Al eliminar tareas manuales y repetitivas, el personal puede enfocarse en actividades de mayor valor agregado. 

Además, el sistema proporciona herramientas para la programación de envíos, el seguimiento en tiempo real y la generación de informes detallados.

Todo esto contribuye a una mayor eficiencia operativa y a una mayor productividad en general.

Mayor visibilidad y seguimiento de los envíos

La falta de visibilidad y seguimiento de los envíos puede ser un desafío para muchas empresas. 

Con un TMS, se obtiene una mayor visibilidad de todas las etapas del proceso de transporte. 

Desde la generación de la orden de envío hasta la entrega final, se puede realizar un seguimiento en tiempo real de la ubicación y el estado de los productos. 

Esto brinda a los clientes y a los equipos internos una visión clara de la cadena de suministro, lo que permite tomar decisiones informadas y responder de manera proactiva a cualquier problema o retraso.

Optimización del tiempo de entrega

El sistema proporciona herramientas para calcular las rutas más eficientes, programar los envíos en función de la capacidad de los vehículos y evitar los cuellos de botella en la cadena de suministro. 

Esto ayuda a reducir los tiempos de tránsito, minimizar los retrasos y cumplir con los plazos establecidos, lo que mejora la reputación de la empresa y fortalece las relaciones con los clientes.

Cómo implementar un sistema TMS en tu empresa

Cada empresa tiene necesidades logísticas únicas, por lo que es fundamental adaptar el TMS a las especificidades de la organización.

Identificar tus necesidades de transporte

Esto implica evaluar tu operación actual y determinar dónde están los desafíos y las oportunidades de mejora. 

¿Necesitas mejorar la eficiencia de tus rutas? ¿O tal vez estás buscando una mejor forma de rastrear tus entregas en tiempo real? 

Sea cual sea tu situación, un buen sistema TMS puede ser la solución.

Seleccionar el sistema TMS adecuado

Una vez que hayas identificado tus necesidades, el siguiente paso es seleccionar el sistema TMS que mejor se adapte a ellas. 

Existen muchos sistemas TMS en el mercado, cada uno con sus propias características y funcionalidades. 

La elección dependerá en gran medida de la escala de tu operación, la naturaleza de tus entregas y tu presupuesto. 

Recuerda, la mejor opción es la que mejor se adapta a tus necesidades.

Implementación y capacitación

Cuando hayas seleccionado tu sistema TMS, el siguiente paso es implementarlo. 

Este proceso requiere una planificación cuidadosa. 

Necesitarás coordinar con el proveedor del software para asegurarte de que la implementación se realice de manera correcta y sin interrupciones en tu operación.

Una vez que el sistema esté implementado, tendrás que capacitar a tu personal en su uso. 

Esto puede implicar sesiones de formación, tutoriales en línea y un período de adaptación. 

Es crucial que tu personal se sienta cómodo usando el nuevo sistema para garantizar su éxito.

Monitorizar y optimizar

Finalmente, después de implementar y capacitar a tu personal, debes comenzar a monitorear el rendimiento del sistema TMS. 

Esto te permitirá ver dónde está funcionando bien y dónde necesita mejoras. 

A medida que tu equipo se vuelve más competente en el uso del sistema, deberías empezar a ver mejoras en tu eficiencia operativa.

<<Conoce cuánto pierdes mensual y anualmente en tu operación con nuestra Calculadora de Gastos de Flota >>

Desafíos de la implementación de un sistema TMS y cómo abordarlos

La implementación de un sistema TMS en tu empresa puede presentar varios desafíos. 

Resistencia al cambio

Como con cualquier nueva tecnología, puede haber cierta resistencia al cambio. 

El personal puede estar acostumbrado a los sistemas y procesos existentes, y puede ver el nuevo sistema como una amenaza o simplemente como una molestia. 

Para abordar este problema, es crucial comunicarse de manera efectiva con tu equipo. 

Explica los beneficios del nuevo sistema y cómo puede facilitar su trabajo, no complicarlo.

Falta de capacitación

Si tu personal no sabe cómo utilizar el nuevo sistema, es probable que no puedas aprovecharlo al máximo. 

Para superar esto, asegúrate de proporcionar una capacitación completa y de fácil comprensión. 

Esto podría implicar sesiones de formación en persona, tutoriales en línea o una combinación de ambos.

Problemas técnicos

Por último, la implementación de un nuevo sistema puede presentar problemas técnicos. 

Para prevenir y manejar estos problemas, es importante trabajar estrechamente con el proveedor del software. 

Ellos deberían poder proporcionar soporte técnico y ayudarte a solucionar cualquier problema que pueda surgir.

Preguntas frecuentes

¿Puede un sistema TMS ser usado en empresas de cualquier tamaño?

Sí, un sistema TMS puede ser beneficioso para empresas de cualquier tamaño. Ya sea que tu empresa sea una pequeña start-up o una gran corporación, un sistema TMS puede ayudarte a mejorar la eficiencia y reducir los costos de tu operación de transporte.

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema TMS?

El tiempo que lleva implementar un sistema TMS puede variar dependiendo de varios factores, como la complejidad de tu operación y el sistema específico que elijas.

¿Cuál es el costo de implementar un sistema TMS?

Esto puede variar dependiendo del sistema que elijas y el tamaño de tu operación. 

Es importante investigar y comparar las opciones para encontrar la solución que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto.

¿Un sistema TMS puede ayudar a reducir la huella de carbono de mi empresa?

Sí, al optimizar las rutas y reducir la cantidad de kilómetros recorridos, un sistema TMS puede ayudarte a disminuir la huella de carbono de tu empresa. Esto no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también puede ser un punto positivo para los clientes que valoran las prácticas empresariales sostenibles.

SimpliRoute: Tu aliado en la gestión de transporte

Al hablar de sistemas de gestión de transporte, no podemos dejar de mencionar a SimpliRoute, una de las principales plataformas en el mercado. 

SimpliRoute es una solución completa que ayuda a las empresas a gestionar y optimizar sus operaciones de logística y transporte.

Con su poderoso algoritmo de optimización de rutas, SimpliRoute puede ayudarte a reducir tus costos operativos y mejorar tu eficiencia. 

Además, su interfaz fácil de usar y su integración fluida con otros sistemas hacen que la implementación sea un proceso sencillo.

Pero eso no es todo, SimpliRoute entiende que la implementación de un nuevo sistema puede ser desafiante. 

Ya sea que estés buscando mejorar la eficiencia de tus rutas, reducir costos o simplemente obtener una mayor visibilidad sobre tu cadena de suministro, SimpliRoute puede ser el aliado que necesitas para llevar tu gestión de transporte al siguiente nivel.