Nota de remisión: Qué es, para qué sirve y cómo hacerla paso a paso

Si gestionas un negocio que entrega productos físicos, probablemente te has preguntado ¿qué es la nota de remisión? y por qué tantas empresas la utilizan en sus operaciones logísticas. Este documento mercantil no fiscal puede parecer simple, pero cumple un papel fundamental en el control de inventarios, la verificación de la entrega y la gestión de pedidos.

En este artículo descubrirás todo lo que necesitas saber sobre la nota de remisión: desde su definición hasta cómo crearla correctamente para optimizar tu operación.

¿Qué es una nota de remisión?

La nota de remisión es un documento mercantil no fiscal que acredita la entrega de productos y servicios entre un vendedor y un comprador.

A diferencia de una factura, la nota de remisión documento no tiene validez tributaria, pero funciona como comprobante de que una transacción física ocurrió y justifica la entrega del pedido.

Este documento es especialmente útil cuando realizas entregas antes de emitir la factura correspondiente, como en ventas a crédito o entregas parciales.

La nota de remisión permite mantener un registro detallado de qué salió del almacén, cuándo y hacia qué destino, creando una trazabilidad completa de tus operaciones.​

Además, sirve como respaldo legal en caso de disputas sobre cantidades, condiciones de los productos entregados o fechas de recepción.

Herramientas como SimpliRoute facilitan la generación automática de comprobantes de entrega digitales. 

A través de su aplicación para conductores, cada entrega se valida con firma digital, registro fotográfico, observaciones personalizadas y coordenadas GPS exactas, creando una trazabilidad completa que se almacena en la nube y está disponible al instante para consultas o auditorías.

¿Para qué sirve una nota de remisión?

Entender para qué sirve una nota de remisión es clave para aprovechar todos sus beneficios en tu negocio. 

Sus usos y beneficios van más allá de ser un simple papel que acompaña tus envíos:

• Verificación de la entrega: Permite al destinatario confirmar que recibió exactamente lo que pidió, en las cantidades correctas y en buen estado​. La verificación de la entrega mediante notas de remisión forma parte de las mejores prácticas para optimizar la entrega al cliente, asegurando transparencia y confianza en cada operación.

• Control de inventarios: Facilita el seguimiento de mercancías que salen del almacén, ayudando a mantener registros precisos del stock disponible​

• Preparación para la factura: Sirve como documento base para generar posteriormente la factura fiscal correspondiente​

• Protección legal: Actúa como prueba documental ante posibles reclamos sobre productos no recibidos o diferencias en cantidades​

• Gestión de pedidos: Optimiza el proceso administrativo al documentar cada entrega de forma ordenada y sistemática​

Para empresas con operaciones logísticas complejas, como las que gestionan múltiples entregas diarias, contar con un sistema que integre la creación de notas de remisión con la planificación de rutas hace toda la diferencia en eficiencia operativa.​

Elementos clave de una nota de remisión

El formato de una nota de remisión debe incluir ciertos elementos obligatorios para que cumpla su función correctamente. 

Los elementos clave de una nota de remisión son:

• Datos del emisor y receptor: Nombre o razón social, dirección y datos de contacto tanto del vendedor como del comprador

• Número de nota de remisión: Folio único y consecutivo para control interno y trazabilidad​

• Fecha de emisión: Momento en que se generó el documento, fundamental para seguimiento temporal​

• Detalles de la mercancía: Descripción completa de cada producto, incluyendo características específicas que permitan identificarlo​

• Cantidades y unidades: Número exacto de piezas, cajas o unidades de medida de cada artículo​

• Condiciones de entrega: Estado de los productos, observaciones especiales o instrucciones de manejo​

• Espacio para firmas: Área destinada a la firma del transportista y del receptor como confirmación de entrega​

La información en la nota debe ser clara, precisa y completa para evitar confusiones que puedan derivar en problemas logísticos o reclamos posteriores.

Muchas empresas incluyen también su logotipo y términos de entrega como parte de su imagen corporativa y claridad operativa.​

Aunque algunas empresas deciden incluir el precio de cada producto en sus notas de remisión, esto no es un requisito.

La razón es clara: este documento tiene como función principal dejar constancia de la entrega del pedido y sus características físicas, no registrar su valor comercial. Esa es la tarea de la factura, que sí genera obligaciones fiscales.

Diferencias entre nota de remisión y otros documentos

En la siguiente tabla se muestran las diferencias entre la nota de remisión y otros documentos:

Esta distinción es importante porque mientras que la nota de remisión es un documento que sirve principalmente para control interno y operativo, otros, como la factura, tienen implicaciones legales y fiscales directas.

En países como Chile, por ejemplo, la guía de despacho es obligatoria para el traslado de bienes y debe emitirse electrónicamente ante el Servicio de Impuestos Internos.

¿Cómo hacer una nota de remisión?

Si te preguntas cómo hacer una nota de remisión de manera efectiva, sigue estos pasos prácticos:

1. Define el formato: Decide si usarás formato impreso, digital o a través de software de gestión y facturación​

2. Asigna numeración consecutiva: Establece un sistema de folios que permita rastrear cada nota emitida​

3. Completa los datos del emisor: Incluye tu razón social, dirección y datos de contacto actualizados​

4. Registra información del receptor: Captura correctamente nombre, dirección de entrega y contacto del destinatario​

5. Lista los productos y servicios: Describe cada artículo con detalle suficiente para su identificación inequívoca​

6. Especifica cantidades exactas: Anota el número preciso de unidades de cada producto​

7. Añade observaciones relevantes: Incluye cualquier información adicional sobre condiciones especiales o estado de la mercancía​

8. Obtén firma de recepción: Asegura que el receptor firme la nota como constancia de entrega conforme​

Para empresas que gestionan altos volúmenes de entregas, implementar software para automatizar la nota de remisión reduce errores y agiliza el proceso operativo significativamente.

Plataformas de gestión logística permiten generar estos documentos automáticamente al momento de planificar cada ruta de entrega.

Software de gestión y facturación para notas de remisión

La industria logística chilena está viviendo un momento de transformación tecnológica. 

Según el estudio State of Logistics 2025, el 46,15% de las empresas del sector se encuentra muy abierto a explorar nuevas soluciones que optimicen sus operaciones, incluyendo la gestión documental.

Esta apertura a la innovación está acelerando la adopción de sistemas que digitalizan procesos tradicionalmente manuales, y la digitalización de notas de remisión representa un salto importante en eficiencia para empresas con operaciones de distribución. 

El software de gestión moderno permite:​

• Generar notas de remisión automáticamente desde pedidos registrados

• Mantener un repositorio digital organizado de todos los documentos emitidos

• Integrar con sistemas de control de inventarios para actualización en tiempo real

• Facilitar la preparación posterior de facturas usando la información ya capturada

• Habilitar firmas digitales y pruebas fotográficas de entrega del pedido​

SimpliRoute, como software líder en optimización de rutas, ofrece funcionalidades avanzadas que van más allá del simple ruteo: permite capturar pruebas de entrega digitales, gestionar documentación asociada a cada pedido y mantener trazabilidad completa desde el almacén hasta el cliente final.

Esta integración entre planificación logística y gestión documental es fundamental para empresas que buscan profesionalizar su operación de última milla.

Los beneficios del packing slip (término anglosajón para nota de remisión) se potencian cuando se digitalizan: menor uso de papel, acceso inmediato a históricos, reducción de errores humanos y capacidad de análisis de datos para mejorar continuamente.​

Aspectos contables y administrativos

Aunque la nota de remisión es un documento no fiscal, juega un rol importante en la cadena contable y administrativa de tu empresa. 

La información capturada en estas notas alimenta varios procesos:

• Control de inventarios: Cada nota representa salida de mercancía que debe reflejarse en tu sistema de stock​

• Conciliación con facturas: Las notas sirven como base para verificar que las facturas emitidas correspondan con entregas reales​

• Auditorías internas: Facilitan rastrear operaciones y verificar que los procesos de entrega se realizan conforme a procedimientos establecidos​

La gestión eficiente de notas de remisión es parte fundamental de la optimización de procesos logísticos, contribuyendo a una operación más ordenada y eficiente.

Mejores prácticas y consejos

Para maximizar la utilidad de tus notas de remisión, considera estas mejores prácticas y consejos:

• Estandariza tu formato: Usa siempre la misma plantilla para facilitar el reconocimiento y procesamiento del documento​

• Capacita a tu equipo: Asegura que conductores y personal de entrega comprendan la importancia de este documento y lo completen correctamente​

• Implementa validaciones: Establece puntos de control para verificar que cada entrega de pedido cuente con su nota correspondiente​

• Digitaliza desde el inicio: Si aún no lo has hecho, migra hacia soluciones digitales que eliminen el papel y agilicen la gestión​

• Conserva copias organizadas: Mantén archivos ordenados cronológicamente para facilitar consultas posteriores​

• Integra con tu sistema logístico: Coordina la emisión de notas de remisión con tu software de optimización de rutas para asegurar que la documentación fluya junto con la planificación de entregas

Las empresas que gestionan decenas o cientos de entregas diarias no pueden darse el lujo de manejar estos documentos de forma manual.

La automatización no solo ahorra tiempo: reduce errores, mejora la experiencia del cliente con notificaciones en tiempo real y proporciona datos valiosos para análisis posteriores.

Nota de remisión en diferentes países de Latinoamérica

La regulación y uso de la nota de remisión varía según el país:

• México: No es un documento obligatorio fiscalmente, pero es ampliamente utilizado para control interno y puede servir como base para la posterior facturación. El SAT no la considera documento fiscal, pero muchas empresas la emplean para documentar entregas antes de la facturación formal.

• Chile: Si bien existe el concepto de nota de remisión, en la práctica empresarial chilena se utiliza más comúnmente la guía de despacho, que sí tiene carácter fiscal y es obligatoria para trasladar mercancías. La guía de despacho debe emitirse electrónicamente a través del sistema del SII.​

• Perú: Se utiliza la guía de remisión electrónica, que desde 2024 es obligatoria tanto para remitentes como transportistas. Este documento sustenta legalmente el traslado de bienes y debe generarse a través de los sistemas de SUNAT.​

Independientemente del país y las particularidades regulatorias locales, el concepto fundamental se mantiene: se trata de un documento que justifica la entrega del pedido y crea un registro verificable de la transacción física de mercancías.​

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la nota de remisión?

En la mayoría de países latinoamericanos, la nota de remisión como tal no es obligatoria fiscalmente. Sin embargo, cada país tiene sus propios documentos de traslado obligatorios como la guía de despacho en Chile o la guía de remisión electrónica en Perú.

¿La nota de remisión reemplaza a la factura?

No. La nota de remisión es un documento no fiscal que acredita la entrega física, mientras que la factura es el documento fiscal que formaliza la venta y genera obligaciones tributarias.

¿Puedo usar notas de remisión digitales?

La digitalización de notas de remisión es completamente válida y cada vez más recomendada. Puedes usar software especializado para generarlas, almacenarlas y gestionarlas electrónicamente, incluyendo firmas digitales como prueba de recepción.

¿Cómo se relaciona con el control de inventarios?

Cada nota de remisión documenta la salida de mercancía de tu almacén, por lo que debe reflejarse en tu sistema de control de inventarios para mantener registros precisos de stock disponible. Esta sincronización es fundamental para evitar descuadres entre inventario físico y contable.​

La importancia de la nota de remisión en tu negocio

La nota de remisión es mucho más que un simple papel que acompaña tus entregas. 

Es una herramienta de control, trazabilidad y protección que, cuando se implementa correctamente y se integra con tecnología moderna de gestión logística, puede transformar la eficiencia de tus operaciones de distribución.

Ya sea que gestiones pocas entregas semanales o cientos de pedidos diarios, establecer procesos claros para la emisión, gestión y archivo de tus notas de remisión te ayudará a mantener operaciones más ordenadas, reducir disputas con clientes y preparar mejor tu información para procesos contables y fiscales posteriores.