Recepción de Mercancías: Qué Es, Fases y Ejemplos

La recepción de mercancías con precisión puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero al reducir los errores, así como mantener el inventario actualizado más rápidamente. En este artículo hablaremos de qué es la recepción de mercancías, describiremos sus fases, veremos algunos ejemplos de cómo hacerlo de forma eficaz y estrategias para mantener la eficiencia al hacerlo.

La recepción de mercancías en un almacén es un proceso esencial para garantizar que todos y cada uno de los artículos que entran por la puerta principal o el muelle trasero superan todas las medidas de control de calidad.

También, que cumplen los protocolos de procedimientos operativos estándar requeridos y proporcionan los datos necesarios para la contabilidad.

Visión general de la recepción de mercancías

La entrada de mercancías es el proceso que utiliza un almacén o centro de distribución para gestionar el inventario entrante y garantizar que los artículos se contabilicen correctamente antes de guardarlos o enviarlos.

Esto implica el recuento de paquetes, la verificación de la información del producto contra el albarán o nota de entrega y el registro de los productos.

También puede incluir la toma de fotografías y cualquier otra actividad relacionada con el fin de hacer más precisa la recepción de la mercancía.

Este proceso puede hacerse a mano o mecánicamente.

Fases de la entrada de mercancías

La entrada de mercancías en un almacén suele constar de cuatro fases distintas

Recepción de mercancías

Esta es la primera etapa de recibir mercancías en el almacén.

Esta etapa implica revisar visualmente los documentos relacionados con la entrega, cómo el albarán, nota de entrega u otros. 

También, verificar la cantidad y el número de productos para asegurarse de que todos sean los requeridos y concuerden con la documentación que los ampara.

Inspección

Asegurarse de que las mercancías cumplen las normas de calidad, inspeccionar visualmente los artículos para detectar defectos y daños, y tomar fotografías si es necesario

Almacenamiento

Una vez que la inspección se completa satisfactoriamente, los productos deben colocarse adecuadamente en el lugar indicado del almacén para su posterior uso.

La ubicación exacta depende de varios factores, como el tamaño o peso del producto, la disponibilidad de espacio en el almacén y las demandas específicas del cliente.

Acondicionamiento de mercancía

En ocasiones, las mercancías que llegan al almacén precisan de un proceso de acondicionamiento para facilitar su ubicación en el almacén y para reducir el tiempo de manipulación.

De ser necesario, en este proceso, se colocan los productos en contenedores más adecuados, se dividen los lotes grandes en lotes pequeños y se ensamblan las cajas o paletas para formar bultos más manejables.

Esta operación se realiza generalmente con equipo especializado, como empacadoras, transportadores mecánicos y camiones elevadores.

El acondicionamiento correcto reduce los costos laborales y facilita el control del inventario al permitir una mayor densidad de almacenamiento.

Ejemplos del proceso de recepción de mercancías en el almacén

Las actividades de recepción de mercancías en el almacén pueden realizarse manualmente o con automatización.

Un proceso de recepción de mercancías podría seguir este esquema:

- Contar los paquetes y verificar el documento con la información del producto

- Configurar códigos de barras o etiquetas RFID para realizar un seguimiento de los artículos a medida que se desplazan por las instalaciones

- Realizar controles de calidad de los artículos

- Registrar los números de serie y otros datos pertinentes en los sistemas de inventario

- Tomar fotografías de elementos de documentación/registro

- Almacenamiento de la mercancía en la zona adecuada

- Generación de etiquetas, facturas y albaranes de envío

Estrategias para mejorar la eficacia y precisión de la entrada de mercancías en el almacén

Para garantizar que la entrada de mercancías en un almacén se realiza con rapidez y precisión, hay varias estrategias a tener en cuenta.

Entre ellas:

Automatizar los procesos en la medida de lo posible

Implantar sistemas automatizados como lectores de códigos de barras, etiquetas RFID y programas informáticos de gestión de almacenes (SGA) para hacer un seguimiento cómodo y preciso de las mercancías.

Racionalizar los procesos de recepción

Esto incluye desarrollar procedimientos que permitan al personal identificar rápidamente los envíos entrantes, eliminar redundancias en el proceso y garantizar la eficacia de la recepción.

Aplicar protocolos de aseguramiento de la calidad

Garantizar que las mercancías recibidas cumplen las normas de calidad aplicando inspecciones visuales, escaneados de códigos de barras y otras comprobaciones

Utilizar sistemas avanzados de gestión de inventarios

Los sistemas automatizados de gestión de inventario pueden realizar un seguimiento de los artículos a medida que pasan de la recepción al almacenamiento y finalmente al envío. 

Esto permite un seguimiento y una trazabilidad exhaustivos de la mercancía en todo el almacén.

Aprovechando estas estrategias, los almacenes de una empresa pueden mantener sus procesos de entrada de mercancías eficientes y precisos.

Esto también ayuda a garantizar que los clientes reciban los artículos correctos en el momento oportuno

Conclusión

La recepción de mercancías es un proceso importante en cualquier almacén, ya que garantiza que todos los envíos entrantes se rastreen y registren correctamente.

Al comprender las distintas fases de la recepción de mercancías, desarrollando procesos eficientes y aplicando protocolos de garantía de calidad, los almacenes pueden garantizar que sus operaciones de recepción de mercancías sea precisa y eficiente.

De este modo, los clientes reciben la mercancía requerida en el momento oportuno, lo que genera una clientela satisfecha.

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