Order Management Software: qué es y cómo funciona

La gestión de pedidos ha pasado de ser un proceso tradicionalmente manual y complejo a convertirse en el corazón digital de las operaciones logísticas de cualquier empresa moderna. Hoy, tanto grandes retailers como pymes y emprendedores enfrentan el desafío de atender pedidos que llegan desde múltiples canales, mantener el control del inventario y cumplir con las expectativas de clientes cada vez más exigentes por entregas rápidas y precisas. El Order Management Software (OMS) es la herramienta que ayuda en todos esos procesos.

En la última década, el comercio electrónico se ha consolidado como el motor de crecimiento de muchas empresas.

Según cifras recientes, en 2025 alrededor del 21% de las compras minoristas se harán en línea, y las proyecciones apuntan a que esta cifra crecerá hasta un 22,6% en 2027.

Este cambio no solo refleja el peso cada vez mayor del comercio electrónico, sino también la necesidad de que las empresas gestionen sus pedidos con precisión y eficiencia.

Así que si vendes por web, marketplaces o tienda física, y cada día se te hace más complejo cumplir lo prometido, te conviene saber qué es y cómo funciona el Orden Management Software.

¿Qué es un Order Management Software (OMS)?

Un software de gestión de pedidos es un sistema centralizado que supervisa y coordina todo el ciclo de vida de un pedido, desde que el cliente realiza la compra hasta que recibe el producto y gestiona una devolución, si es necesario.

La plataforma integra distintos componentes del negocio: canales de venta, inventario, pagos, sistemas de almacén y logística.

En otras palabras, es la herramienta que te ayuda a recibir, procesar, surtir y dar seguimiento a cada orden, sin importar si proviene de tu página web, marketplaces o de una tienda física.

Principales funciones de un OMS

1. Captura y consolidación de órdenes: En un entorno omnicanal, los pedidos pueden llegar desde sitios web, apps, plataformas de redes sociales o marketplaces. El OMS unifica la información y asigna un número de pedido único.

2. Verificación de inventario y asignación de stock: El sistema consulta el inventario en tiempo real para confirmar si los productos están disponibles y reservarlos. Esta sincronización evita el sobreventa y reduce las cancelaciones.

3. Automatización del picking y packing: Al integrarse con un WMS, el OMS genera la orden de picking indicando qué productos deben extraerse, en qué cantidad y desde qué ubicación del almacén. Tecnologías como el voice picking o los sistemas pick‑to‑light guían al operario y reducen las equivocaciones.

4. Gestión del envío y la logística: El software envía la información del pedido al servicio de transporte, genera etiquetas y notifica al cliente el estado del envío. En esta fase, las empresas pueden utilizar herramientas de optimización de rutas, como SimpliRoute, para planificar recorridos y garantizar entregas a tiempo y con menos kilómetros recorridos.

5. Gestión de devoluciones y reembolsos: El OMS procesa solicitudes de devolución, actualiza el inventario y coordina la logística inversa. Dado que las devoluciones se han multiplicado con el e‑commerce, una gestión ágil es fundamental para conservar la satisfacción del cliente.

6. Análisis y reportes: Un OMS moderno ofrece paneles con métricas claves (tasa de precisión, tiempo de procesamiento, niveles de stock y motivos de devolución) que facilitan la toma de decisiones.

¿Cómo funciona un OMS? Paso a paso

El proceso de gestión de pedidos se compone de varias etapas interconectadas. A continuación se resume cómo un OMS orquesta estos pasos:

1. Recepción y registro del pedido

Cuando el cliente realiza una compra, el OMS captura automáticamente los datos, valida el método de pago y verifica la dirección de entrega. Este registro centralizado evita la duplicidad y asegura que todos los departamentos operen con la misma información.

2. Verificación de stock y asignación

El sistema se comunica con el inventario para comprobar la disponibilidad de productos. 

Si hay stock suficiente, se reserva y se genera una orden interna. Si no, se puede activar un proceso de reabastecimiento o redireccionar el pedido a otro almacén en la red.

3. Picking y packing

Al integrarse con el WMS, el OMS genera instrucciones precisas para el personal de almacén. Al reducir fallos en la preparación de pedidos, las empresas evitan devoluciones y reenvíos, mejorando su margen de beneficio.

4. Envío y logística de transporte

Una vez empaquetado el pedido, el OMS crea la etiqueta de envío y comunica la información al transportista. Las herramientas de optimización de rutas, que ayudan a asignar rutas eficientes y reducir costos de combustible, como SimpliRoute, complementan la funcionalidad del OMS optimizando los trayectos y monitoreando las entregas en tiempo real.

Gracias a la geolocalización y algoritmos de asignación dinámica, los conductores reciben rutas actualizadas que consideran tráfico, ventanas de entrega y prioridades de servicio.

5. Comunicación con el cliente

Un aspecto fundamental es mantener al cliente informado. El OMS envía notificaciones sobre el estado de su pedido (confirmación, preparación, envío y entrega) y proporciona enlaces de seguimiento. Esta transparencia aumenta la confianza y reduce la carga de trabajo del área de atención al cliente.

6. Postventa y devoluciones

Si el cliente necesita devolver un producto, el OMS gestiona la solicitud, genera la documentación necesaria y notifica al almacén.

Una devolución rápida y sin complicaciones es fundamental, ya que las devoluciones mal gestionadas pueden llevar a la pérdida de clientes y provocar costes elevados en logística inversa.

Beneficios de implementar un OMS

Reducción de errores y devoluciones

Uno de los principales argumentos a favor de un OMS es la disminución de errores humanos. La automatización y la integración con sistemas de almacén reducen drásticamente el porcentaje de errores.

Una buena precisión es crucial: los expertos recomiendan que la tasa de precisión de pedidos se sitúe entre el 96 % y el 98 %.

Ahorro de costos y aumento de la productividad

La digitalización minimiza el tiempo dedicado a tareas repetitivas (reentrada de datos, búsquedas manuales de stock) y permite reasignar recursos a funciones de mayor valor. 

Al eliminar errores, se reducen los costos asociados a devoluciones, reenvíos y horas de atención al cliente.

Visibilidad y toma de decisiones basada en datos

Un OMS proporciona visibilidad en tiempo real sobre el estado de cada pedido, el inventario disponible, los tiempos de preparación y envío, y las devoluciones en curso.

Estos datos se traducen en informes y paneles de control que ayudan a detectar cuellos de botella, ajustar estrategias de inventario y mejorar la previsión de ventas.

Las empresas pueden identificar qué productos tienen mayor tasa de devolución o qué canal de venta genera más pedidos fallidos y actuar en consecuencia.

Mejora de la experiencia del cliente

La gestión eficiente de pedidos repercute directamente en la satisfacción del cliente. Un proceso fluido garantiza entregas rápidas y precisas, notificaciones claras y opciones de devolución sencillas. 

Al ofrecer un servicio consistente y confiable, la empresa gana reputación y fideliza a su base de clientes.

Escalabilidad y adaptabilidad

El mercado global del OMS muestra un crecimiento anual impulsado por la expansión del e‑commerce y la diversificación de canales de venta.

Un software de gestión de pedidos debe ser escalable para manejar incrementos de volumen sin afectar el rendimiento. 

También debe adaptarse a nuevos canales (ventas por redes sociales, marketplaces), tipos de producto (digitales o físicos) y normativas de cumplimiento.

Integración con la última milla y otras soluciones

La eficacia de una OMS aumenta al integrarse con sistemas de gestión de almacenes (WMS), ERP, CRM, plataformas de pago y soluciones de última milla, lo que es especialmente relevante en ciudades congestionadas o áreas rurales, donde la planificación eficiente de rutas marca la diferencia entre cumplir o no con la promesa de entrega.

Cómo elegir el sistema de gestión de pedidos adecuado

Seleccionar un OMS debe basarse en las necesidades específicas de la empresa. Algunas recomendaciones para tomar una buena decisión son:

1. Interfaz intuitiva y facilidad de uso: Una plataforma con una interfaz amigable facilita la adopción por parte del equipo y reduce la curva de aprendizaje.

2. Integraciones nativas: Es clave que el OMS se integre con los sistemas actuales (ERP, CRM, WMS, herramientas de pago) y permita incorporar nuevas integraciones a medida que la empresa crece.

3. Automatización y personalización de flujos de trabajo: El software debe permitir configurar distintos estados de pedido, reglas de asignación de stock, notificaciones y procesos de aprobación.

4. Escalabilidad: La plataforma debe soportar un aumento de pedidos sin deteriorar la velocidad de procesamiento. Optar por soluciones en la nube facilita la escalabilidad y la actualización constante.

5. Reportes y analítica: Busca sistemas con informes detallados sobre ventas, inventario, devoluciones y rendimiento del equipo. Estos datos ayudan a mejorar la operación y a tomar decisiones.

6. Soporte y capacitación: Evalúa la calidad del soporte técnico y de la capacitación ofrecida por el proveedor. La implementación requiere involucrar a todo el equipo, por lo que contar con material formativo y asistencia ágil es determinante.

Tendencias y futuro del Order Management Software

La digitalización avanza a pasos agigantados. Además de la integración con sistemas tradicionales, se observan las siguientes tendencias:

1. IA y aprendizaje automático: Los OMS incorporan algoritmos que predicen la demanda, sugieren niveles óptimos de inventario y automatizan la priorización de pedidos. También ayudan a anticipar devoluciones al analizar patrones de compra y comportamiento del cliente.

2. Omnicanalidad real: Los clientes esperan una experiencia uniforme en todos los canales. Un OMS moderno debe gestionar pedidos de redes sociales, marketplaces y tiendas físicas, unificando inventario y precios.

3. Sostenibilidad y logística inversa: La preocupación por el impacto ambiental de las devoluciones está llevando a las empresas a diseñar estrategias para reducir el volumen de productos devueltos. Un OMS con funcionalidades de análisis puede minimizar estas prácticas y proponer alternativas, como cambios de tamaño o recomendaciones de productos más adecuados.

4. Colaboración con sistemas de última milla: La integración con soluciones de optimización de rutas, como SimpliRoute, se vuelve indispensable para cumplir con las expectativas de entrega en menos de 24 horas, cada vez más comunes en el comercio electrónico.

En resumen, el auge del comercio electrónico y la creciente complejidad de la cadena de suministro hacen que la gestión de pedidos se convierta en un factor estratégico.

Un software de gestión de pedidos proporciona la base tecnológica para centralizar las órdenes, reducir errores, mejorar la productividad y ofrecer una experiencia superior al cliente.

Para las empresas chilenas, integrar un OMS con soluciones locales como SimpliRoute, que optimiza la logística de última milla y se adapta a las particularidades del país, ofrece una sinergia poderosa.

Además, con SimpliRoute puedes contar con monitoreo en tiempo real de cada vehículo, lo que da control total sobre el estado de las entregas.

Su sistema es capaz de recalcular rutas automáticamente en base a datos históricos, condiciones de tráfico y factores en terreno, garantizando mayor flexibilidad.

Y gracias a su IA adaptable, las empresas pueden planificar entregas más precisas, reduciendo retrasos y elevando la satisfacción del cliente.

Esta combinación permite gestionar pedidos de forma integral: desde la confirmación de la orden hasta la entrega final, con rutas optimizadas y visibilidad en todo momento.