Sistema de Inventario: Qué es, Tipos y Cómo Implementarlo

Los sistemas de inventario son esenciales para empresas de todos los tamaños y tipos, desde pequeñas operaciones unipersonales hasta grandes empresas globales. En este artículo hablaremos de los aspectos básicos, como qué es exactamente un sistema de inventario, los distintos tipos disponibles y consejos sobre cómo implantarlo eficazmente en las operaciones de su empresa.

Desde el seguimiento de los niveles de existencias hasta la comprensión de los patrones de compra de los clientes, contar con un sistema de inventario eficaz y fiable para tu empresa es crucial. 

Sin un sistema de inventario eficaz, no sólo se corre el riesgo de sufrir grandes pérdidas por hurtos y robos. 

También, el de tener problemas con la satisfacción del cliente por pedidos tardíos o inexactos o por la imposibilidad de localizar la mercancía almacenada. 

Qué es un sistema de inventario 

Un sistema de inventario es una herramienta utilizada para gestionar y hacer un seguimiento de los bienes, productos y materiales dentro de una organización. 

Ayuda al control de inventarios, los pedidos, las compras, las ventas y las entregas. 

También proporciona datos sobre los costos asociados al inventario, como la mano de obra, el espacio de almacenamiento y otros gastos generales. 

El seguimiento de estos elementos ayuda a las empresas a comprender el costo real de sus bienes y servicios.

También, a tomar decisiones informadas sobre qué debe almacenarse y cuándo.

Tipos de sistemas de inventarios 

¿Mantener un inventario bien organizado es una parte importante de tu negocio? 

Si es así, entonces conocer los diferentes tipos de sistemas de inventario te ayudará a elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. 

Existen muchos tipos diferentes, desde el uso del papel hasta la vigilancia electrónica y todas tienen sus propias ventajas y desventajas. 

Sistema manual: El sistema manual es el más antiguo y probablemente el más utilizado en pequeñas empresas. 

Básicamente, implica un registro físico del inventario, lo cual significa anotar en un papel los diferentes productos existentes en el almacén. 

Esto puede ser tedioso pero ofrece varias ventajas como el hecho de ser económico y no requerir ningún equipamiento adicional. 

Sistema computarizado: Está forma es la más avanzada ya que implica la utilización tecnológicas para controlar los recursos del almacén o punto de venta.

Un sistema computarizado ofrece muchas ventajas tales como la posibilidad de rastrear transacciones, generar reportes detallados sobre el inventario actual, predecir futuras necesidades y reducir errores humanos. 

Sin embargo, también presentan desventajas como los costos iniciales elevados para la implementación y mantenimiento del mismo. 

Sistema RFID: Son aquellos sistemas basados en etiquetas con microchips que permiten obtener información sobre los productos dentro de las bodegas o punto de venta sin la necesidad de contactarlos físicamente. 

Esto reduce significativamente el tiempo necesario para identificarlos ya sea a través del escaneo o lectura automatizada a corta distancia desde dispositivos portátiles. 

Cada vez son más las empresas que buscan evolucionar hacia soluciones tecnológicas que les permitan gerenciar sus inventarios con mayor fluidez e incluso hacerlo remotamente desde cualquier lugar en el mundo.

Es por esto, que los sistemas electrónicos se vuelven cada vez más pertinentes para lograr las metas.

Ventajas de implementar un sistema de inventario 

La implementación de un sistema de inventario es una solución clave para la gestión eficiente del almacén, ya que ayuda a mejorar los procesos de compra, almacenamiento y venta. 

Estos sistemas contribuyen positivamente al éxito de las empresas permitiendo controlar los recursos de forma segura y rentable. 

Estas son algunas de las principales ventajas que ofrecen los sistemas de inventario:

1. Reduce costos administrativos

Los sistemas automatizados contribuyen significativamente al ahorro en costes administrativos reduciendo la carga laboral del personal en materia logística. 

De esta forma, el personal puede dedicarse a otras tareas más productivas obteniendo como resultado un aumento en la eficiencia y optimización del capital humano.

2. Optimiza la toma de decisiones

El uso de herramientas electrónicas e informáticas permite obtener un panorama general sobre el inventario actual, lo que da lugar a un análisis más detallado acerca de su situación. 

Esto ayuda a mejorar la toma decisiones mediante predicciones sobre futuras necesidades para garantizar mayor fluidez operacional sin caer en errores humanos tan comunes cuando se tratan temas administrativos complejos.

3. Maximiza el capital invertido

La gestión exacta e inteligente del inventario permite maximizar el capital invertido, ya que con un control preciso se evita el riesgo innecesario relacionado con stock excedente o bajas existencias.

4. Facilita el registro y auditoría

Un sistema informático simplifica enormemente el proceso de registro así como su posterior auditoría. Esto, gracias a la capacidad de poder extraer datos relevantes referente al inventario existente o adquirido.

Todo esto facilita considerablemente tareas específicas, perfeccionando sus resultados y analíticas finales, limitando los errores humanos u omisiones producidas por personas no capacitadas en el área respectiva.

5. Reduce las posibilidades de robo

Al permitir tener datos precisos en tiempo real, se reducen las posibilidades de robo  y fraude al proporcionar una pista de auditoría de todas las transacciones asociadas a un producto o servicio.

Pasos para implementar un sistema de inventario 

La implementación de un sistema de inventario con el fin de mejorar el manejo y control de los recursos es una solución clave para un negocio, tanto en su gestión logística como en su eficiencia operacional. 

A continuación presentamos algunos sencillos pasos a seguir para implantar este tipo de sistema:

1. Establecer los objetivos

El primer paso para poner en marcha cualquier proyecto de forma exitosa es definir claramente qué se pretende conseguir con la implementación de un nuevo sistema. 

Los objetivos establecidos deben ser medibles, realistas y cumplibles por todos los involucrados en el proyecto.

2. Definir la metodología

Una vez establecidos los objetivos adecuados, el siguiente paso es determinar la metodología que se utilizará para ponerlos en práctica. 

Esta etapa involucra la selección del equipamiento necesario así como la preparación física y tecnológica correspondiente para llevar a cabo la instalación del programa informático o hardware elegido previamente para tal fin.

3. Formar al personal

Es importante contar con personal capacitado acerca del uso correcto del software o equipamiento adquirido ya sea mediante instructores externos o bien cursos online ofrecidos por la empresa proveedora.

La idea es capacitar al personal encargado lo mejor posible, para que conozcan los métodos y así obtener resultados satisfactorios.

4. Realizar las pruebas necesarias

Antes de iniciar las operaciones es conveniente probar el nuevo software  y equipos para evitar fallas futuras o inconvenientes que se puedan presentar durante el uso.

Retos habituales de los sistemas de inventario y cómo superarlos 

Muchas empresas están utilizando sistemas de inventario computarizados para mejorar sus procesos empresariales.

A pesar de las ventajas que ofrecen, todavía pueden surgir algunos problemas de vez en cuando.

Los más comunes son niveles de inventario insuficientes y discrepancias en las cantidades del inventario físico y el que se refleja en la base de datos.

También, puede haber problemas con la previsión de la demanda de productos, el seguimiento de múltiples ubicaciones y la implementación de nuevas tecnologías.

Para superar estos retos, lo mejor es que las empresas conozcan primero a fondo sus sistemas actuales con el fin de desarrollar soluciones prácticas que se adapten a sus necesidades.

Además, es importante que las organizaciones se comprometan a mantener una comunicación en tiempo real entre todas las partes implicadas (personal de almacén, directivos, proveedores y otras partes interesadas).

Asimismo deben asegurarse de que el software que utilizan es preciso y se mantiene actualizado. 

Una buena gestión del inventario es esencial para que una empresa tenga éxito. Por esta razón, dedicar tiempo y esfuerzo a elegir el sistema adecuado puede marcar una verdadera diferencia. 

Con una planificación y ejecución cuidadosas, un sistema de inventario eficaz puede ayudar a agilizar las operaciones. También, a reducir los costos y proporcionar datos precisos en tiempo real que pueden utilizarse en la toma de decisiones.

SimpliRoute es el software que hace más eficientes los despachos

La optimización de rutas puede maximizar el rendimiento de una empresa de muchas maneras.

En primer lugar, ayuda a ahorrar tiempo y dinero.

El software de SimpliRoute optimiza la ruta para que los conductores recorran menos kilómetros, lo que significa menos combustible y menor desgaste del vehículo.

Además, proporciona seguimiento en tiempo real para que estés informado de dónde está la flota en todo momento.

Esto ofrece un mayor control sobre cada pedido con la capacidad de además poder informar al cliente del estatus del despacho.