Técnicas de administración de Inventario

Si trabajas en logística sabes que el inventario es fundamental y puede convertirse en tu mejor aliado o tu peor enemigo. Cualquier error en las existencias puede transformarse en retrasos en la entrega y una mala experiencia para el consumidor final. Por eso, aplicar técnicas de administración de inventario ayuda a las empresas a mantener un flujo constante de productos, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

Según el estudio State of Logistics 2025 la gestión de inventarios y almacén es considerada como el segundo desafío logístico más importante para las empresas encuestadas (21,5%), superada únicamente por la preocupación por la eficiencia en la distribución de última milla (27%).

Estas cifras destacan la importancia que la administración de inventario tiene para las empresas, por lo que conocer las técnicas a aplicar para su gestión eficiente es esencial para cualquier negocio que maneje productos físicos.

¿Qué es la administración de inventario?

La administración de inventario es el conjunto de procesos orientados a planificar, controlar y optimizar los niveles de existencias para atender la demanda de los clientes sin generar excesos ni quiebres.

Una buena gestión asegura que cada producto esté disponible cuando el cliente lo necesita, pero sin que esto implique sobrecostos de almacenamiento o pérdida de capital inmovilizado.

En los últimos años, la digitalización ha transformado este proceso con los sistemas WMS y los softwares logísticos integrados, que brindan trazabilidad total del flujo de mercancías, desde los proveedores hasta el consumidor final.

Objetivos de la administración de inventario

La gestión del inventario no se reduce a “contar cajas”. Su propósito real es estratégico y tiene varios ejes claves:

• Mantener niveles adecuados de stock para satisfacer la demanda.

• Reducir los costos de almacenamiento y capital inmovilizado.

• Prevenir las rupturas de inventario.

• Mejorar la trazabilidad y control de los productos.

• Incrementar la rotación de existencias y liberar espacio para nuevas mercancías.

Cada empresa debe realizar análisis para encontrar su punto óptimo entre disponibilidad y eficiencia, para mejorar su rentabilidad y competitividad en el mercado, apoyándose en herramientas digitales que hagan ese equilibrio más predecible y medible.

Principales técnicas de administración de inventario

Método ABC

Clasifica los productos en tres categorías según su valor o rotación. Los artículos “A” concentran el mayor valor y requieren un seguimiento constante; los “B” tienen una importancia media, y los “C” son de bajo impacto y necesitan menos control. 

Esta técnica permite priorizar esfuerzos y recursos, enfocando la gestión donde genera más impacto. Puedes profundizar en las ventajas y desafíos del método ABC en este artículo.

Justo a Tiempo (JIT)

Originado en Japón, el método “Just in Time” propone eliminar todo exceso de inventario. Solo se produce o compra lo necesario, cuando se necesita para la producción o venta. 

Su ventaja es la eficiencia, la reducción de costos de almacenamiento y de desperdicios; su reto, la dependencia total de una cadena de suministro puntual y confiable.

Sistema PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir)

Con este método, las unidades que ingresan primero al inventario se despachan antes que las más recientes, manteniendo un flujo cronológico que previene la acumulación de productos antiguos. 

Es esencial en sectores donde el tiempo limita la calidad, como la alimentación o la farmacéutica.

Sistema UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir)

El método UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas), conocido internacionalmente como LIFO (Last In, First Out), asume que los últimos productos en ingresar al inventario son los primeros en salir. Es decir, las unidades más recientes se venden o utilizan antes que las antiguas.

Este sistema puede resultar útil en contextos de inflación o fluctuación de precios, ya que los costos más recientes reflejan mejor el valor actual de reposición.

Sin embargo, también puede generar inventarios antiguos con menor rotación y no siempre está permitido en las normas contables internacionales (IFRS), por lo que conviene usarlo con cautela. 

Si quieres comprender con más detalle cómo este y otros métodos impactan en la gestión del stock, puedes leer el artículo PEPS, UEPS, CPP.

Punto de reorden

Es el nivel mínimo de existencias que activa automáticamente una nueva compra o pedido. Se calcula multiplicando la demanda diaria promedio por el tiempo de reposición:

Punto de reorden = (Demanda diaria promedio × Tiempo de reposición) + Stock de seguridad

El control automatizado de este punto permite reaccionar antes de que falte producto.

Inventario de seguridad

Funciona como un “colchón” para imprevistos. Cuando la demanda aumenta o los proveedores se retrasan, este stock de seguridad evita quiebres. La clave está en calcularlo correctamente para que proteja sin generar sobrecostos innecesarios.

Técnica EOQ (Cantidad Económica de Pedido)

Determina el tamaño de pedido ideal para equilibrar los costos de adquisición y almacenamiento. 

Su fórmula busca evitar tanto las compras demasiado pequeñas (que incrementan el número de pedidos) como los pedidos excesivos (que encarecen el almacenamiento).

Cómo elegir la técnica adecuada para tu negocio

Hay factores que te ayudarán a elegir la más conveniente:

• Tipo de producto: ¿es de alta rotación o lenta? ¿caduca? ¿tiene estacionalidad?

• Nivel de demanda: ¿es estable o variable? ¿qué tan predecible es?

• Recursos disponibles: ¿tienes capacidad de almacenamiento, proveedores confiables, tecnología?

• Integración con tu logística: si tu sistema de entregas es dinámico, una técnica que no permita flexibilidad quizá no sirva.

• Tecnología que usas: si ya tienes software de gestión y visibilidad, puedes aplicar técnicas más sofisticadas.

Por ejemplo, una tienda de e-commerce puede optar por una combinación de ABC para priorizar productos claves + JIT para evitar exceso de stock, especialmente si tiene un buen sistema de gestión y despachos rápidos (por ejemplo con SimpliRoute).

Hacer simulaciones, revisar históricos de ventas y analizar los costes asociados puede ayudarte a decidir y ajustar.

El rol de la tecnología en la administración de inventario

La tecnología ya se ha hecho parte fundamental de la administración de inventario.

Digitalización y visibilidad en tiempo real

Tener datos precisos y actualizados, es vital. La visibilidad en tiempo real permite evitar costos innecesarios de exceso de stock y reducir errores.

Además, integrar el sistema de inventario con rutas de entrega optimizadas da un panorama mucho más completo: sabes qué productos se están moviendo, dónde están y cuándo deben llegar.

Inteligencia artificial y analítica predictiva

Las herramientas de IA pueden mejorar la predicción de demanda, segmentar productos según comportamiento, automatizar reabastecimientos.

Según el informe “Digital Trends in Operations 2025” de PwC, el 53 % de las empresas ya utiliza IA para anticipar y mitigar disrupciones en la cadena de suministro, mientras que otro 31 % está probando sistemas piloto enfocados en lograr mayor transparencia y optimización del stock

El impacto es tangible: un estudio de McKinsey & Company indica que la adopción de estas tecnologías puede reducir el nivel de inventario entre 20 % y 30 % y disminuir costos logísticos entre 5 % y 20 %.

En Latinoamérica, la transformación está avanzando a paso firme. Según el informe State of Logistics 2025, el 37 % de las empresas de la región ya ha incorporado IA en sus operaciones logísticas, reflejando una tendencia clara hacia la automatización y el análisis predictivo.

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En resumen: cuanto mejor conectes la tecnología, el inventario y la logística, mayor será la eficiencia. 

Y si quieres profundizar en cómo la inteligencia artificial puede potenciar ese vínculo a través de la optimización de rutas y decisiones logísticas más inteligentes, te puede interesar el artículo Cómo la IA Puede Ayudarte en el Ruteo.

Gestión de inventarios en diferentes sectores

La gestión de inventarios no es igual para todas las empresas: cada sector tiene sus propios retos, ritmos y prioridades.

En manufactura, por ejemplo, manejar los inventarios implica una sincronización milimétrica entre la producción, el abastecimiento y el almacenamiento. Aquí, el enfoque está en asegurar el suministro constante de materias primas sin acumular exceso de stock.

En el sector de la distribución, el desafío pasa por coordinar grandes volúmenes de mercancía que se mueven a diario entre almacenes, puntos de venta o clientes finales. 

La clave está en la visibilidad y trazabilidad de los productos: saber exactamente dónde está cada unidad para evitar retrasos o duplicidades.

Las empresas de este sector suelen apoyarse en sistemas WMS (Warehouse Management Systems) o soluciones de software que integran rutas, transporte e inventario.

Por su parte, el retail requiere una gestión mucho más dinámica y enfocada en la demanda del consumidor. Los inventarios deben reflejar las tendencias del mercado casi en tiempo real, ya que las variaciones en la demanda son constantes.

En definitiva, cada industria necesita adaptar sus estrategias y herramientas de gestión de inventarios a sus propias condiciones. 

Comprender los desafíos y oportunidades de cada sector es el primer paso para implementar sistemas más ágiles, eficientes y rentables.

KPIs clave en gestión de inventarios

Medir el rendimiento del inventario es tan importante como gestionarlo correctamente. No basta con “tener stock”, tienes que medir qué tan eficaz es tu administración.

Uno de los indicadores más conocidos es la rotación de inventario, que muestra cuántas veces se venden o utilizan los productos en un periodo determinado. Una alta rotación indica una gestión eficiente, pero si es demasiado alta, puede significar que el negocio corre el riesgo de quedarse sin stock.

El nivel de servicio mide qué tan bien se está cumpliendo con la demanda del cliente. Mantener un nivel alto demuestra eficiencia y precisión, mientras que descensos prolongados pueden revelar fallas en el abastecimiento o la previsión de la demanda.​

Por su parte, la tasa de obsolescencia refleja la cantidad de mercancía que pierde valor o no se logra vender. Controlarla ayuda a reducir costos por productos almacenados innecesariamente y a planificar compras más ajustadas a la realidad del mercado.

Finalmente, el tiempo de reposición mide cuánto demora un producto en volver a estar disponible tras agotarse. Reducir este tiempo, gracias a una logística ágil o a sistemas de monitoreo automatizado como los que ofrecen plataformas logísticas modernas, es clave para mantener la continuidad operativa.​

Controlar tu inventario es controlar tu crecimiento

La administración de inventario no es un costo de apoyo, es un motor estratégico. Aplicar la técnica adecuada, basarte en tecnología, medir lo que importa y coordinar tu inventario con tu operación logística puede marcar una gran diferencia en tu rentabilidad y en la satisfacción del cliente.

Con la ayuda de SimpliRoute, potencias tu logística gracias a su plataforma que combina inteligencia artificial y analítica avanzada.

Sus agentes de IA, como el Routing Agent o el Data Analysis Agent, recopilan y procesan datos en segundos para tomar decisiones inteligentes que reducen hasta un 30 % los costos logísticos, acortan los tiempos de planificación en un 80 % y aumentan un 35 % las entregas por vehículo.