Como fazer uma procuração: guia passo a passo

Como fazer uma procuração é mais simples do que parece. Para donos de frotas, gerentes e transportadores, entender esse documento evita atrasos em operações, liberações em órgãos públicos e problemas fiscais

Na logística e no transporte, cada hora conta: uma rota que atrasa por causa de um trâmite pode virar entrega fora da janela, multa, reprogramação e mais custo operacional. 

Por isso, entender como fazer uma procuração é uma habilidade prática: ela permite delegar tarefas com segurança, desde retirar documentos e representar a empresa perante órgãos e clientes, até autorizar gestões específicas quando o responsável não pode estar presente.

O que é uma procuração

A procuração é um instrumento pelo qual alguém concede poderes a outra pessoa para representá-la em determinados atos, conforme as regras de mandato estabelecidas pelo Código Civil brasileiro.

Na rotina de frotas e transportadoras, é comum para:

• Representação administrativa: ela é usada em bancos, cartórios, órgãos públicos, contratos comerciais, questões fiscais e em diversas rotinas da gestão logística. 

• Assinatura de documentos operacionais: retiradas, autorizações, recebimentos, resolver pendências, protocolos e requerimentos.

• Rotina financeira e contratual: dependendo da instituição, pode exigir procuração pública.

• Gestão de equipe e filiais: quando o dono/gestor não está fisicamente presente.

Tipos de procuração mais usados na logística

Para o transporte de cargas e gestão de frotas, alguns tipos aparecem com mais frequência.

• Procuração particular: feita em documento privado, podendo exigir reconhecimento de firma, muito usada para bancos, empresas e tratativas comerciais.

• Procuração pública: lavrada em cartório de notas, com fé pública, indicada para atos mais sensíveis como transações imobiliárias, garantias e atos perante alguns órgãos.

• Procuração eletrônica (e-Notariado): realizada totalmente online, com videoconferência e assinatura digital, com o mesmo valor jurídico da procuração presencial.

Quando cada tipo faz sentido para transportadoras

• Operação bancária (contas, crédito, câmbio): bancos costumam exigir formatos e reconhecimentos específicos; é importante confirmar as exigências da instituição.

• Representação fiscal (Receita Federal, e-CAC): é comum o uso de procuração específica cadastrada em sistemas oficiais, como o e-CAC.

• Assinatura de contratos de transporte e logística: normalmente aceita procuração particular bem redigida, com firma reconhecida, ou eletrônica assinada com certificado digital.​

Como fazer uma procuração: passo a passo

1. Defina o objetivo da procuração

Antes de qualquer coisa, é essencial saber para que a procuração será usada, pois isso determina o texto e o tipo de documento. 

Alguns exemplos no contexto de transporte:

• Representar a empresa em licitações e contratos de transporte com grandes embarcadores.

• Assinar termos de responsabilidade em portos, aeroportos ou terminais de carga.

• Movimentar contas bancárias vinculadas à operação logística (combustível, pedágio, folha de motoristas).

2. Reúna os dados do outorgante e do procurador

Toda procuração precisa identificar claramente as partes. Em geral, você deve incluir:

• Nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão.

• RG e CPF (pessoa física) ou CNPJ e dados do representante legal (pessoa jurídica).

• Endereço completo (rua, número, bairro, cidade, estado, CEP).

​Para empresas de transporte, inclua também o cargo do representante (ex.: diretor de operações, gerente de frota), o que ajuda a demonstrar a legitimidade dos poderes.

3. Descreva os poderes concedidos

O texto da procuração deve indicar de forma objetiva o que o procurador pode ou não fazer. No setor de logística, isso pode envolver:

• Assinar contratos de frete, termos de entrega, CRs e canhotos em nome da empresa.

• Representar a empresa perante órgãos reguladores, como Receita Federal (aduana), secretarias de fazenda estaduais e agências de transporte.

• Tratar de seguros de carga, sinistros e renovações de apólices com seguradoras e corretores.

​Procurações com poderes amplos (“plenos poderes”) podem ser práticas, mas aumentam riscos; muitas empresas de transporte preferem delimitar bem o que cada gestor ou despachante pode fazer.

4. Estabeleça prazo de validade

É possível definir uma data de término ou deixar a procuração em vigor até a revogação. Para operações logísticas, prazos definidos ajudam no controle de riscos e na governança:

• ​Procurações curtas (6–12 meses) para projetos específicos ou contratos temporários.

• Procurações de longa duração para representantes fixos, combinadas com revisões periódicas internas.

5. Redija o texto da procuração

O documento pode ser elaborado pelo jurídico da empresa, por um advogado ou com base em modelos confiáveis. 

Elementos essenciais:

• Qualificação completa das partes.

• ​Cláusula indicando claramente o objetivo e os poderes.

• ​Prazo de validade, local, data e assinatura do outorgante.

6. Assinatura, reconhecimento de firma e registro

Depois de redigir a procuração:

• A assinatura do outorgante é obrigatória; em muitos casos, o procurador também assina por ciência.

• Dependendo da finalidade, pode ser necessário reconhecer firma em cartório para que o documento seja aceito.

• Para atos mais complexos (como compra e venda de veículos de frota em nome de terceiros), costuma-se optar por procuração pública lavrada em cartório de notas.

Procuração online (e-Notariado)

Com o Provimento 100/2020 do CNJ, cidadãos e empresas passaram a poder realizar atos notariais, incluindo procurações, de forma totalmente online pela plataforma e-Notariado, com videoconferência e assinatura digital. 

Esses atos têm o mesmo valor jurídico dos feitos presencialmente em cartório de notas.

Como funciona na prática

• O representante acessa um cartório de notas credenciado ou diretamente a plataforma e-Notariado para emitir certificado digital gratuito específico para atos notariais.

• ​A assinatura ocorre em videoconferência com o tabelião, que confere identidade, esclarece dúvidas e formaliza o ato.

• A versão eletrônica da procuração fica disponível em formato digital seguro, podendo ser compartilhada com bancos, órgãos públicos e parceiros de negócios.

Para gestores de frota com operação em vários estados, isso reduz deslocamentos, correios e atrasos, pois a autorização pode ser formalizada e enviada em minutos.

Exemplo de usos na gestão de frotas

Na prática, donos de frota e gerentes utilizam procurações para não depender de uma única assinatura em todas as decisões. 

Alguns usos típicos:

• Delegar a um gerente regional poderes para assinar contratos com embarcadores locais, negociar tabelas de frete e firmar aditivos.

• Permitir que um responsável financeiro trate de parcelamentos tributários, cadastros e regularizações no e-CAC.

• Autorizar despachantes e representantes em portos, fronteiras e zonas alfandegárias a responder por cargas e documentação.

Essa estrutura de procurações bem definida evita gargalos operacionais quando um sócio ou diretor está viajando ou impossibilitado, mantendo o fluxo de transporte sem interrupções.

Curiosidade: o peso da logística no Brasil

Segundo o Sindicato Nacional das Empresas de Transporte e Movimentação de Cargas Pesadas e Excepcionais (SINDIPESA) o transporte rodoviário responde por cerca de 65% de toda a carga movimentada no Brasil, tornando o país altamente dependente de operações de caminhões e empresas de transporte. 

No estado de São Paulo, por exemplo, há aproximadamente 1,35 milhão de caminhões registrados, representando cerca de um quarto da frota nacional de veículos pesados.

Esses números explicam por que a formalização de poderes (procurações, contratos e autorizações) é tão sensível: qualquer falha burocrática pode paralisar rotas inteiras e impactar uma parcela relevante do PIB.

Como a tecnologia e a IA ajudam a gerir procurações

Atos notariais digitais, certificados eletrônicos e plataformas como o e-Notariado mostram como a tecnologia já reduziu a burocracia para emissão de procurações no Brasil. 

Ao integrar esses documentos a sistemas de gestão, as empresas conseguem manter controle centralizado sobre quem pode assinar o quê, por quanto tempo e em quais unidades.

Nesse contexto, soluções de roteirização inteligente como a SimpliRoute ajudam a levar a mesma lógica de automação para a operação física da frota: enquanto o cartório eletrônico e as procurações organizam o “quem pode decidir”, sistemas com algoritmos de inteligência artificial organizam “como e quando o veículo roda”, reduzindo quilômetros rodados, consumo de combustível e atrasos. 

Assim, combinar governança jurídica (procurações bem estruturadas) com tecnologia de IA em logística gera uma operação mais segura, veloz e competitiva.

Boas práticas para donos de frota, gerentes e transportadores

Para aproveitar bem uma procuração e proteger o negócio:

• Definir claramente o escopo: nunca conceder poderes mais amplos do que o necessário para aquela função ou projeto.

• Manter registro atualizado: controlar internamente quais procurações estão ativas, seus prazos e seus titulares, de preferência em sistemas de gestão ou planilhas padronizadas.

• ​Revisar periodicamente: sempre revisar e revogar procurações que não fazem mais sentido, principalmente quando houver mudanças no quadro de gestores ou parceiros.

Com esses cuidados, a empresa reduz riscos de fraudes, agiliza autorizações e garante que sua logística, apoiada por tecnologia e IA, continue fluindo sem entraves burocráticos desnecessários.