Sistema de Inventário: o Que é, Tipos e Como Implementar

Os sistemas de inventário são fundamentais para empresas de todos os tamanhos e setores, abrangendo desde pequenos empreendimentos individuais até grandes corporações globais. Neste artigo, exploraremos os conceitos básicos, como a definição de um sistema de estoque, os diversos tipos disponíveis e sugestões sobre como implementá-lo de maneira eficaz nas operações da sua empresa.

Desde o rastreamento dos níveis de estoque até a compreensão dos padrões de compra dos clientes, é crucial ter um sistema de estoque eficaz e confiável para o seu negócio.

Sem um sistema de estoque eficaz, você não apenas corre o risco de sofrer grandes perdas com roubos e furtos. Além disso, pode enfrentar problemas com a satisfação do cliente devido a pedidos atrasados ​​ou imprecisos, além da impossibilidade de localizar mercadorias armazenadas.

O que é um sistema de inventário?

Um sistema de inventário é uma ferramenta usada para gerenciar e rastrear mercadorias, produtos e materiais dentro de uma organização. Ele auxilia no controle de estoque, pedidos, compras, vendas e entregas. Também fornece dados sobre os custos associados ao estoque, como mão de obra, espaço de armazenamento e outras despesas gerais. Acompanhar esses elementos ajuda as empresas a compreenderem o verdadeiro custo de seus bens e serviços, além de tomar decisões informadas sobre o que deve ser armazenado e quando.

Tipos de sistemas de inventário

Manter um estoque bem organizado é uma parte importante do seu negócio? Nesse caso, conhecer os diferentes tipos de sistemas de estoque o ajudará a escolher aquele que melhor atende às suas necessidades.

Existem muitos tipos diferentes, desde vigilância em papel até vigilância eletrônica, e todos eles têm suas próprias vantagens e desvantagens.

Sistema manual: O sistema manual é o mais antigo e provavelmente o mais utilizado nas pequenas empresas. Basicamente, trata-se de um registro de inventário físico, o que significa anotar em papel os diferentes produtos que se encontram no armazém. Isso pode ser tedioso, mas oferece diversas vantagens, como ser econômico e não exigir nenhum equipamento adicional.

Sistema informatizado: Este formato é o mais avançado, pois envolve o uso de tecnologia para controlar os recursos do armazém ou ponto de venda. Um sistema informatizado oferece muitas vantagens, como a capacidade de rastrear transações, gerar relatórios detalhados sobre o estoque atual, prever necessidades futuras e reduzir erros humanos. No entanto, também apresenta desvantagens como elevados custos iniciais para sua implementação e manutenção.

Sistema RFID: São sistemas baseados em etiquetas com microchips que permitem obter informações sobre os produtos dentro dos armazéns ou pontos de venda sem a necessidade de contato físico com eles. Isso reduz significativamente o tempo necessário para identificá-los por meio de digitalização automatizada de curto alcance ou leitura de dispositivos portáteis. Cada vez mais empresas procuram evoluir para soluções tecnológicas que lhes permitam gerir os seus inventários de forma mais fluida e até remotamente a partir de qualquer parte do mundo. É por isso que os sistemas eletrônicos se tornam cada vez mais relevantes para atingir objetivos.

Vantagens de implementar um sistema de inventário

A implementação de um sistema de inventário é uma solução fundamental para uma gestão eficiente de armazéns, pois ajuda a melhorar os processos de compras, armazenamento e vendas. Estes sistemas contribuem positivamente para o sucesso das empresas ao permitirem controlar os recursos de forma segura e rentável. Estas são algumas das principais vantagens que os sistemas de inventário oferecem:

1. Redução de custos administrativos

Os sistemas automatizados contribuem significativamente para a poupança de custos administrativos, reduzindo a carga de trabalho do pessoal logístico. Desta forma, os colaboradores podem dedicar-se a outras tarefas mais produtivas, resultando em um aumento de eficiência e otimização do capital humano.

2. Otimização da tomada de decisões

A utilização de ferramentas eletrônicas e informáticas permite obter uma visão geral do inventário atual, conduzindo a uma análise mais detalhada de sua situação. Isso ajuda a melhorar a tomada de decisões por meio de previsões sobre necessidades futuras para garantir maior fluidez operacional sem cair em erros humanos tão comuns quando se trata de questões administrativas complexas.

3. Maximização do capital investido

A gestão de estoque exata e inteligente permite maximizar o capital investido, pois o controle preciso evita riscos desnecessários relacionados ao excesso de estoque ou estoques baixos.

4. Facilitação de registro e auditoria

Um sistema informático simplifica muito o processo de registro, bem como sua posterior auditoria. Isso ocorre graças à capacidade de extrair dados relevantes sobre o inventário existente ou adquirido. Tudo isso facilita consideravelmente tarefas específicas, aperfeiçoando seus resultados e análises finais, limitando erros humanos ou omissões produzidas por pessoas não formadas na respectiva área.

5. Redução das chances de roubo

Ao permitir dados precisos em tempo real, as chances de roubo e fraude são reduzidas, fornecendo uma trilha de auditoria de todas as transações associadas a um produto ou serviço.

Etapas para implementar um sistema de inventário

A implementação de um sistema de inventário para melhorar a gestão e controle de recursos é uma solução fundamental para um negócio, tanto na sua gestão logística como na sua eficiência operacional. A seguir, apresentamos alguns passos simples a seguir para implementar este tipo de sistema:

1. Estabeleça metas

O primeiro passo para lançar qualquer projeto com sucesso é definir claramente o que se pretende alcançar com a implementação de um novo sistema. Os objetivos estabelecidos devem ser mensuráveis, realistas e alcançáveis por todos os envolvidos no projeto.

2. Defina a metodologia

Uma vez estabelecidos os objetivos apropriados, o próximo passo é determinar a metodologia que será utilizada para implementá-los. Esta fase envolve a seleção dos equipamentos necessários, bem como a correspondente preparação física e tecnológica para efetuar a instalação do programa informático ou hardware previamente escolhido para o efeito.

3. Treine a equipe

É importante contar com pessoal capacitado para o uso correto dos softwares ou equipamentos adquiridos, seja por meio de instrutores externos ou cursos online oferecidos pela empresa fornecedora. A ideia é treinar da melhor forma possível os responsáveis, para que conheçam os métodos e assim obtenham resultados satisfatórios.

4. Faça os testes necessários

Antes de iniciar as operações, é aconselhável testar os novos softwares e equipamentos para evitar futuras falhas ou inconvenientes que possam surgir durante o uso.

Desafios comuns dos sistemas de estoque e como superá-los

Muitas empresas estão utilizando sistemas de inventário informatizados para aprimorar seus processos comerciais. Apesar das vantagens que proporcionam, alguns problemas ainda podem surgir ocasionalmente.

Os mais comuns incluem níveis de estoque insuficientes e discrepâncias entre as quantidades do estoque físico e as refletidas no banco de dados. Além disso, podem ocorrer dificuldades na previsão da demanda de produtos, no rastreamento de múltiplos locais e na implementação de novas tecnologias.

Para superar esses desafios, é recomendável que as empresas compreendam a fundo seus sistemas atuais, a fim de desenvolver soluções práticas que atendam às suas necessidades. Além disso, é crucial que as organizações se comprometam a manter a comunicação em tempo real entre todas as partes envolvidas (funcionários do armazém, gestores, fornecedores e outras partes interessadas). Elas também devem garantir que o software utilizado seja preciso e esteja sempre atualizado.

Uma gestão de estoque eficiente é essencial para o sucesso de um negócio. Por esse motivo, dedicar tempo e esforço para escolher o sistema adequado pode fazer uma diferença significativa. Com um planejamento e execução cuidadosos, um sistema de inventário eficaz pode ajudar a otimizar as operações, reduzir custos e fornecer dados precisos em tempo real para a tomada de decisões.

SimpliRoute: O software que torna os despachos mais eficientes

A otimização de rotas pode maximizar o desempenho de uma empresa de várias maneiras. Em primeiro lugar, ela ajuda a economizar tempo e dinheiro. O software SimpliRoute otimiza as rotas para que os motoristas percorram menos quilômetros, resultando em menos consumo de combustível e menor desgaste do veículo.

Além disso, o software fornece rastreamento em tempo real, mantendo as empresas sempre informadas sobre a localização de sua frota. Isso oferece um maior controle sobre cada pedido, permitindo também informar o cliente sobre o status da remessa.